無駄な会議を減らそう!生産性が高まる6つの方法を紹介
業務の生産性を上げるために押さえるべきポイントは、業務の効率化だけではありません。
「無駄な会議」を減らすことも、業務の生産性向上に関係する重要なポイントです。
会議は、経営の方向性や新規プロジェクトなど、企業にとって重要な物事を話し合う場として設けられます。しかし、重要なはずの会議が「無駄」と感じた際は、すぐに改善しなければなりません。
そこで、この記事では無駄な会議を減らし、生産性が高まる6つの方法について紹介します。業務の生産性を上げたい経営者や役職者は、ぜひ参考にしてください。
1.会議が無駄な時間になる原因は?
仕事の効率を落とす原因として、「無駄な会議」の存在が挙げられます。会議が生産性のない無駄な時間となってしまうと、仕事の効率が落ちることは当然と言えるでしょう。
仕事の効率を上げるためには、会議が無駄となる原因を理解しておくことが必要です。会議が無駄な時間となってしまう原因は、大きく分けて5つあります。
1-1.資料が多すぎるため
会議では提案資料や報告資料など、多くの資料を用意するケースがあります。資料が多すぎると、資料に目を通すことに注力してしまい、意見交換や討論などの本来会議で行うべきことが疎かになってしまいます。
そのため、資料はできるだけ要点を絞って作成し、分量を減らすようにしましょう。また可能であれば、思い切って資料をなくして、話し合いに集中できる環境作りを徹底しましょう。
1-2.人数が多すぎるため
会議の参加人数が多すぎると、全ての社員が積極的に話し合いに参加することは難しくなります。参加者の中には、会議中に一切発言せず座っているだけの社員もいるでしょう。
仮に1時間の会議で、一切議論に参加できていない社員が4人いる場合は、合計で4時間の生産活動に使える時間を無駄にしていることとなります。
生産時間を無駄にしないためには、会議に参加する社員を厳選して、参加者には目的を持って積極的に会議に参加してもらう取り組みが必要です。
1-3.議題が知らされていないため
会議の開催を知らされていても、議題は知らされていないケースがあります。会議が単なる業務連絡や報告会であれば、議題を知らされていなくても問題ないでしょう。
しかし、意見やアイディアを出し合うような会議であった場合、参加者はその場で意見を考えなければなりません。短時間で思いついた質の低い意見がどれだけ出たとしても、会社の業績アップに繋げることは困難です。
また、すべての参加者に議題が平等に知らされていなければ、事前に議題を知っていた一部の社員だけの意見で話が進んでしまう可能性があります。
1-4.一部のメンバーだけが話しているため
議事録係や新入社員が、一時的に話し合いに参加することができないのであれば、そこまで大きな問題ではないでしょう。しかし、複数人のメンバーが参加している場で、一部のメンバーだけが話し込んでしまうと、他の社員が参加している意味がありません。
会議とは本来、参加している人全員が意見を出し合って、進めていくものです。そのような場で、一部のメンバーだけが話すこととなると会議は無駄な時間となります。
1-5.終了時間が明確に決まっていないため
終了時間が明確に決まっていない会議では、終わりが見えないため、ダラダラと議論したり、参加者の集中力が途中で切れたりする原因となります。また、終了時間が決められていても、当然のように時間をオーバーしてしまうケースも多くあります。
終了時間が不明瞭な会議を定期的に開催すると、積極的に参加する社員が減り、ただ時間だけを浪費する無駄な会議となりかねません。
2.生産性の高い会議にするための改善方法
効率的に仕事を進めて業績を伸ばすためには、会議の無駄を改善し生産性を高めることが必要です。そこでここでは、会議の生産性を高める方法について、6つに分けて解説します。
企業によっては、ここで紹介する改善方法が当てはまらない場合もありますが、1つの例として参考にしてください。
2-1.議題を前もって決める
会議を開催する前に議題を決めておくことで、参加者全員が「何について話すのか」「何を決めるのか」を把握することができます。会議の担当者は議題を決めたら、遅くとも会議の前日までに議題を参加者全員に共有しておきましょう。
参加者全員が議題を把握しておけば、参加する前から意見やアイディアを考えておくことができるため、会議開始後すぐ議論に入ることができ、生産性も上がります。
2-2.最小人数で実施する
参加不要な社員を集めずに参加人数を絞ることは、会議の生産性アップに繋がります。最小人数で実施することで、参加しているメンバー全員に責任感を持たせることができ、意志決定の精度とスピードが上がります。
さらに、会議に参加しない社員は本来行うべきタスクに取り組むことができるため、会議だけではなく会社全体の生産性アップを図ることが可能です。
また、以下のような考えにより会議参加者の増員を検討している場合は、会議の参加だけではなく、議事録による共有や事前の聞き取り調査などの方法も検討しましょう。
- 別部署の社員に参加してもらうことで、新しい意見が出るかもしれない
- 他の部署の社員にも、情報を共有したい
2-3.責任者・司会者を用意する
会議をコントロールし、時間通りに進行するためには、責任者・司会者を用意しましょう。司会進行役を用意しておくことで、話が脱線した際にもすぐに本題に戻すことができるため、無駄な時間を削減することができます。
ただし、司会進行役が議論に参加してしまうと会議のコントロールが疎かとなってしまう可能性があります。そのため、司会進行役はできるだけ議論には参加せず、進行に徹することが会議の生産性を高めるコツです。
2-4.終わりの時間を徹底する
会議終了の時間を徹底していなければ、会議が長引いてしまいダラダラと無駄な時間を過ごしてしまう可能性があります。そのため、終わりの時間を徹底することが必要です。
議題の結論がまとまっていなかったとしても、必ず時間通りに会議を終わらせることを習慣付けましょう。時間通りに会議を終わらせることで、「時間内に結果を出さなければならない」といった意識を社員に植え付けることができるため、必然的に会議の生産性が上がります。
2-5.ホワイトボードを使用する
会議が始まる前に議題をホワイトボードに書いておきましょう。議題をホワイトボードに書いておくことで、参加者全員に会議の議題を伝えられ、資料作りにかかる工数も削減することができます。
会議が始まってからは、意見をホワイトボードに書き加えていきましょう。このように議事録代わりにホワイトボードを利用し、最後に写真を撮影することで、社内で情報を共有できます。議事録を作成する手間を省くことができるため、一石二鳥です。
2-6.5〜10分単位の会議を設定する
会議の時間を5〜10分単位で設定することで、隙間時間を有効に活用することが可能です。多忙な役職に就いている人たちにも、時間の融通がききやすくなります。
管理職など決定権を持つ人が多忙で会議に参加できないことで、意思決定が遅れることは仕事の生産性を低下させかねません。5〜10分単位の隙間時間に会議を設定することができれば、意思決定のスピードが上がり、結果的に仕事の生産性アップに繋がります。
まとめ
会議の無駄を省き生産性を上げることは、会社の全体的な業務効率を向上する上で欠かせない重要なことです。会議の生産性を上げるためには、参加者全員が積極的に議論できるような工夫が求められます。
また、生産性の高い会議を進めるための環境作りも不可欠です。会議室・オフィスのレイアウトや場所を見直すことで、会議の生産性が高まることもあります。会議の進め方と同時に、会議室・オフィスのレイアウトや場所の見直しも検討しましょう。
