コロナ禍で求められるオフィスの姿と働き方の変化をプロに聞いてみた!

1.コロナ禍での働き方の変化

Q.コロナ禍において、オフィスコム自体の働き方はどう変化しましたか?

三ツ橋　大きな動きとしては、社内外で密を避ける取り組みを徹底しました。

社内では出社比率を一定に抑え、座席制からフリーアドレス制に変更、出社日は予約制で決めることにしました。予約座席も1席ずつ間隔を空けて、十分な距離を取っています。また、出社時にアルコール消毒、体温測定を徹底しました。

Q.会社として取り組んだ働き方改革について教えてください

三ツ橋　フリーアドレス制とあわせて、本格的に全社にリモートワークを取り入れました。会議はできる限りWeb会議での実施とし、ノートパソコンやディスプレイ等、自宅で仕事をするために必要なものを従業員に支給しました。

座席や会議室は完全予約制にするために予約システムを導入しました。最初は予約が重複したり、既存の予約が上書きされたりと少しトラブルもありましたが、徐々に運用が軌道に乗り、今は新しい働き方が定着してきていると思います。

Q.対面での接客が必要なショールームの働き方はどう変わりましたか?

三ツ橋　ショールームは最初の緊急事態宣言時は休業、その後は完全予約制で入場数を制限することで密にならないように営業しています。スタッフはもちろん、お客様にも来館時にはマスク、消毒等の感染予防措置にご協力いただいております。

Q.個人のお客様の変化があれば教えてください

三ツ橋　ショールームの来店客数は減りましたが、事前のお問い合わせの数と商品の購入率は上がりました。予約制にしたこともあり、以前よりも十分に購入検討したうえで来場いただけているようです。

また、オフィスコムの通販ではカスタマーセンターへ納期に関するお問い合わせも増えました。弊社では海外製品の取り扱いも多く、緊急事態宣言直後は輸入遅延の影響で商品の欠品が増えるなどの課題も一時的に発生しました。この課題には、商品の到着日を確認し仕入れ状況に合わせて販売サイトの表記を「注文から●日以内に配送」→「●年●月●日迄に配送」と変えて、販売サイトから納期を把握できるようにする等して解決していきました。

Q.法人の取引先で見られる働き方の変化はどう感じますか?

三ツ橋　だいぶ緩和されてきましたが最初の緊急事態宣言直後は各社商談や外出を禁止する動きが多く、Web会議が中心となりました。最初は普段対面でコミュニケーションを取れていた取引先と、Web会議だけでやりとりをすることに慣れずギクシャクとした商談になっていたこともありました。現在は各社との商談は会議室とWeb会議で半々くらい、会議室での商談は人数を定員の半分にして、十分な換気を行いながら実施しています。

海外のお客様とのやりとりは元々Web会議が中心だったため、ほとんど変わっていません。

2.コロナ禍で必要になる健康管理対策

Q.リモートワークによる健康管理上のリスクはどんなものが考えられますか?

三ツ橋　自宅に元々あるオフィスワーク用ではない家具で長時間の仕事をした場合、体調不良の懸念は出てくるでしょう。例えば、姿勢の問題から来る肩こり、頭痛、腰痛などです。

実は私もソファーで仕事をして腰を痛めた経験があります。自宅にオフィスチェアを導入してからは、だいぶ仕事の効率が上がったように感じます。

長時間自宅でリモートワークをする場合は、オフィスデスク、オフィスチェア選びは姿勢を正しい状態に保つなど体調管理の面でも大切な要素です。用途にあわせた機能のものを選び、環境を整えることをおすすめします。

Q.オフィスコムで取り組んでいる健康管理やメンタルケアを教えてください

三ツ橋　コロナ対策における体調管理に関しては熱が何度以上ある場合は出社禁止など、改めて整備しました。

さらにリモートワーク中心になると肉体的な健康管理だけではなく、メンタルケアが非常に大事だと考えています。特に今までは隣同士で仕事をしているからこそ感じ取れたニュアンスなどが、リモートに移行して顔が見えないところで仕事をすることになり、コミュニケーションが難しくなる。このような課題にはお互いの信頼関係がより重要になってくると感じています。常に気を配り、少しでも気になれば声をかけるなど、人の変化に気づくことが重要だと思います。

Q.健康管理上、作業環境としてどんな設備が最適でしょうか?

三ツ橋　自分の体に合ったオフィスデスク、オフィスチェアを選ぶことが重要ですが、特にデスクについてはスタンディングでも仕事ができる昇降タイプがおすすめです。座りっぱなしはどうしても体に負担をかけてしまうので、姿勢を変えられることが重要です。 モニターへの目線が上がり姿勢が楽になる机上ラックもおすすめです。

オフィスは毎日出社しなくなるパターンが増えてくると思いますので、今オフィスコムが取り入れているフリーアドレスのほか、集中作業スペースなど、用途別にエリア分けをして活用することが重要になりそうです。

3.コロナ禍の働き方で見えた課題と工夫

Q.オフィスコムで実施している営業面での工夫を教えてください

三ツ橋　今までのように多く人が集まって打ち合わせ等をできなくなったため、ショールームは完全予約制にし、お客様同士が密集しないようにする工夫をしています。来社での商談は人数を減らすことや換気、アルコール除菌の徹底など、やるべき対策は徹底するようにしています。

Q.社内・社外のコミュニケーションの課題はありますか?

三ツ橋　社内コミュニケーションについて、当初は部署間のコミュニケーションが減り、会社として新しい取り組みの機会が減りました。今は社内ネットワークのインフラが整い、オンラインでスムーズにコミュニケーションが取れるようになり、改善され始めています。社外とのWeb会議も社内で仕組み作りやノウハウ共有を促進し、円滑に進められるようになりました。

社内外に限らず、空間を共有し、ちょっとした仕草やニュアンスを汲み取りながらコミュニケーションを取ることは重要だと考えます。貴重な対面でのコミュニケーションの機会を大事にしつつ、Web上でのコミュニーションの質の向上を進めていけるよう今後も工夫していく予定です。

4.コロナ禍における今後の対応

Q.働き方改革が加速している中でのオフィスコムの今後の対応について教えてください

三ツ橋　今後はより自由な仕事のスタイルが主流になると思います。コロナにより自宅でも十分に仕事ができることがある程度わかり、人によって会社で働くスタイルを選ぶか、自宅での仕事をメインにするかなど、一人一人の働き方にあわせて選ぶスタイルになると思います。特に長時間かけて毎日出社する風潮は少なくなるでしょう。

また、オフィスのあり方としては理由もなく出社するという場所ではなく、目的を持って集まる場所として設計されるようになると予想します。例えば、従業員が会社に来たがるオフィスや、リラックスできる空間、効率的に仕事ができる環境、カフェ感覚で働ける場所などが考えられます。このような社員のニーズに応えられるよう、オフィスコムも色々なオフィススペースを作っていきたいと思っています。

Q.リモートワークが定着した場合、企業が社員に提供すべき家具はありますか?

三ツ橋　オフィスデスク、オフィスチェア、照明は重要です。自宅でのリモートワークであれば、自分の好きなデザインのものを揃えるのがいいと思います。自分の周りに好きなものが入るとモチベーションが高まり、結果として効率も上がります。社員の皆様が選択肢を持てるような支援があるとよいかもしれません。

まとめ

コロナ禍でのオフィスのあり方、働き方は今後さらに変化していくことが予想されます。社員同士のコミュニケーション、個々人に合ったワークスタイル等、新しい課題や可能性へのアイデアを見つけながら、よりよい働き方を追求していきましょう。

インタビュー回答者とインタビュアーの紹介

インタビュー回答者

オフィスコム株式会社
商品企画1部・課長
三ツ橋 友彦

前職ではインテリア全般の商品やオフィス家具など様々な企画・開発業務に携わる。オフィス家具開発歴18年。トレンドを取り入れながらも使いやすさを常に意識した商品開発を心掛けている。

インタビュアー

lak dom合同会社
代表
石川 優貴

滋賀県庁、国土交通省、NHKなどを経験後、LINEにてLINE NEWSの編集に携わる。その後メディア事業の責任者を経て、フリーランスとして独立し、朝日新聞、HubSpotなどのSEOコンサルティング業務を担当。toB向け、toC向けに関わらず取材の対応も行っている。