生産性向上とは|仕事の生産性を上げる4つのポイント

1.生産性向上とは?

生産性向上とは、労働力や物などの経営資源を有効活用して、より大きな成果を上げることです。

近年日本では、労働力人口の減少や労働市場のグローバル化に伴い、慢性的なリソース不足に陥っています。そのため、今ある人的・物的資源をいかにうまく活用して競争力を高めるかがとても重要です。

つまり、少ない投入資源でアウトプットを最大化していくことが、これからの企業には求められていると言えます。

1-1.「生産性向上」と「業務効率化」の違い

「生産性向上」と「業務効率化」は、一見似ていますが明確な違いがあります。

業務効率化とは、日常の業務における無駄を省き、時間的・費用的コスト削減を図る試みを指します。それに対し、生産性向上とは、より少ないリソースでいかに多くの利益を生み出すことができるかを指す指標のことです。

つまり、生産性向上を大きな一つの目標とすれば、業務効率化は目標達成手段の一つであると言い換えられるでしょう。

生産性を簡単に数式で表すと、以下のようになります。

業務効率化は、この分母のインプットを小さくすることで、生産性を高める施策です。しかし、生産性向上の手段には、業務効率化以外にも多くのものがあるため、注意しましょう。

2.生産性が落ちる理由とは?

生産性を高めるためには、まず生産性が落ちてしまう原因を排除することが非常に重要です。以下では、その原因を3つに分けて紹介します。

①長時間にわたる労働
長時間労働は、日本企業の生産性を落としている原因の筆頭です。日本の長時間労働は先進国の中でも異常であり、国連から指摘を受けたこともあります。
長時間労働が生産性を落とす理由は、おもに疲労からくる集中力や判断能力低下です。これは、いかに優れた能力を持つ従業員でも例外ではありません。さらに、残業代や光熱費など、金銭的コスト面でも生産性を下げる原因となります。

②マルチタスク
多くの社会人が行うマルチタスクも、生産性を下げる原因となります。
そもそも、人間の脳はマルチタスクに対応していません。そのため、一見マルチタスクをしているようでも、脳は処理するタスクを高速で切り替えています。このような状況で仕事を続けると、脳に負荷がかかり、生産性が落ちてしまいます。

③個人とチームの生産性が合っていない
チーム内で個人の作業スピードが異なると、仕事が遅い人に合わせてしまいがちです。しかし、それでは仕事が早い人の負担ばかりが増えてしまい、不公平感が生じます。
その結果、仕事が早い優秀な人からモチベーションが低下し、全体の生産性がさらに下がってしまうことも少なくありません。

3.生産性向上のためのポイント4つ

ここまで、生産性とは何か、また、生産性を下げる原因について解説しました。ここからは、さらに生産性を向上させるためのポイントを4つ紹介します。

生産性を向上するためには、ただがむしゃらに無駄を省くだけではあまり意味がありません。ここで紹介するポイントをしっかり押さえることから始めましょう。

3-1.現状を把握する

まずは、自社における現在の生産性を正しく評価しましょう。そのために必要な指標として、以下の2つが挙げられます。

この2つの指標を用いて自社の生産性を細かく分析することで、問題点や解決策がより明確なものとなります。目標達成のための期間や担当部署など、極力具体的に問題を把握し、指示を出しましょう。

3-2.情報を可視化する

部署や従業員ごとの生産性を上げるためには、それぞれの業務内容やその目的を明確化することが不可欠です。

まず、企業側がしっかり部署や従業員の仕事内容・やり方をマネジメントすることが大切です。個々の業務負担から、個人の仕事が適切に進んでいるかまできめ細かく把握することで、仕事のムラ・ムダを可視化することができます。
それぞれの部署・従業員に応じたサポートを行いましょう。

さらに、個人の業務が企業の中でどのような役割を担っているか明確に示すことも重要です。仕事の目的がわからないままでは、モチベーションの向上は期待できません。従業員一人ひとりが目的意識を持って働けるよう、情報共有を見直しましょう。

3-3.ITツールを活用する

今まで人の手で行っていたものを、ITツールに置き換えることも欠かせません。
特に、データの収集や分析における、ITツールの発達には目覚ましいものがあります。IT化によるこのような業務の自動化は、労働リソースを節約でき、かつ正確性も担保するものです。
IT活用によって自動化できるものは極力自動化するようにしましょう。

他にも、タスク管理やクラウドサービスなど、多くのツールが存在します。多くのツールは個人単位から会社全体で使用することができ、その中には一定の機能までは無料で使えるものも少なくありません。
まずは試験的に小規模に個人・チーム単位で導入してもよいでしょう。

3-4.国が用意している補助を利用する

国から受けられる補助の中には、生産性向上を支援するものも少なくありません。ここでは、その中からおもな助成金制度2つを紹介します。

①業務改善助成金
生産性向上によって最低賃金の引き上げを行った事業者に交付される助成金です。最大で450万円の助成を受けることができます。

②人材開発支援助成金
従業員のキャリア形成促進のために、職業訓練・教育などを受けさせる事業者に交付される助成金です。

設備投資や人件費への投資は、生産性向上につながる反面、負担も大きいことが事実です。国からの支援を賢く利用することで、負担を軽減しつつ生産性を高める施策を打ちやすくなります。まずは、上記二つの助成金の申請を検討してみましょう。

4.生産性向上を行うならオフィスで使用する椅子も重要!

オフィスでのデスクワークにおいては、長時間座る椅子が生産性を大きく左右します。そのため、オフィスで使われている椅子の座り心地や疲れにくさは、生産性向上のために必ずチェックすべきポイントでしょう。

ここまでで述べた長時間労働と同様、疲れやすい労働環境も集中力低下の原因です。質の悪いオフィスチェアを使うと、体の痛みや疲れの原因となり、生産性を下げてしまいます。
反対に、座りやすいオフィスチェアが生産性を上げる理由としては、以下のようなものが挙げられます。

①体が疲れにくく、長時間集中できる
悪い姿勢での長時間作業は、肩こりや腰痛の大きな原因です。体が痛い・動かしにくい状況では、集中力の維持は期待できません。正しい姿勢をサポートする質の高いオフィスチェアを使うことで、長時間デスクワークをこなしても疲れにくくなります。

②良い姿勢がキープされることで、脳に酸素が回りやすくなる
きちんと正しい姿勢で座ることで、血流が妨げられず脳にしっかり酸素を送り込むことが可能です。脳に十分エネルギーが供給されることで、より集中しやすくなり、作業効率アップにもつながります。

生産性向上のためにオフィスチェアを買い替える際、まず通販サイトをチェックすることがおすすめです。家具通販サイトでは、人間工学の観点から設計された疲れにくいオフィスチェアを多数取り扱っています。
そのため、豊富な品揃えから自社に合ったものを探しやすいという利点があります。比較検討もしやすく、非常に便利です。

まとめ

生産性向上の定義から具体的な施策内容まで、詳しく解説しました。
生産性向上は、漠然としており達成の難しい目標に見えますが、すでに様々なノウハウが蓄積されています。しっかりとポイントを押さえて施策を打てば、決して実現不可能なものではありません。

この記事で紹介した点を踏まえ、自社に合った、実行可能な施策から試してください。一つ一つ着実に施策を打つことで、大きな成功を得ることができます。さらに、その過程で、国際競争力のある企業へと成長できるでしょう。