仕事を効率化する具体的な方法4選|仕事の効率がよい人の特徴とは

1.仕事の効率が良い人と悪い人の違いとは?

定時で帰宅したいなど、仕事を効率化させるのは多くのビジネスパーソンにとっての理想です。しかし、一口に「仕事の効率化」といっても、どのようにすればよいのか分からない方も少なくありません。

実は、仕事の効率が良い人と悪い人には、明確な違いがあります。仕事の効率が悪い人と比べた際の効率が良い人の特徴は、次の2点です。

仕事を効率化する最初のステップとして、仕事の効率が良い人と悪い人の違いを把握しておきましょう。まずは両者の違いを理解し、仕事の効率化へと繋げるのが大切です。

1-1.効率が良い人の特徴は「1つのことにこだわらない」

仕事を効率化できている人は、業務の細部一つひとつに過剰なこだわりを持ちません。全体を見渡して、クライアントやユーザーのニーズに合わせた完成度を目指す点が、効率の良い人の特徴です。逆に、仕事の効率が悪い人は、細部までこだわってしまいます。

たとえば、議事録を作成する場合、効率の良い人は「会議の内容が分かりやすく伝わる」に専念することが、一般的です。

一方、効率が悪い人は「内容の分かりやすさ」に大きな影響を与えない文字のデザインなど、細部まで必要以上にこだわってしまうケースが多くあります。もちろん、議事録の見栄えがよいのは理想ともいえます。

しかし、議事録の「目的とは関係が薄い付随的なものに力を入れるのは無駄」といった視点が、効率の悪い人には抜け落ちてしまいがちです。

効率よく仕事を進めたい場合は、全体を見渡してニーズに合わせた完成度を目指すのがベストといえます。

1-2.効率が良い人の特徴は「目標時間を決めている」

仕事を効率化できている人のもう1つの共通点は、目標時間をあらかじめ設定していることです。割り当てられた仕事に費やせる時間的なリソースから、目標設定を行い仕事に取り掛かるのが大切といえます。

一方、仕事の効率が悪い人は、最終的な納期だけを意識して、アバウトに取り掛かってしまいがちです。そのため、納期に余裕があると、ダラダラと作業してしまう人も少なくありません。

効率が良い人は目標時間をもとにサクサクと業務を進め、浮いた時間をリフレッシュやほかの作業へと充てています。結果として、効率が悪い人と業務効率に大きな差を付けるといえます。

2.仕事を効率化する方法4選

仕事を効率化する方法は多岐にわたっており、すべてを解説するのは困難です。そこで、業務効率を引き上げるさせるさまざまな方法から「仕事の効率化」にもっとも効果的な方法を厳選し、4つ紹介します。

2-1.優先順位を決める

仕事を効率的に遂行するには、仕事を始める前に優先順位を設定する取り組みが欠かせません。重要度の高い仕事や期日が近い仕事から作業すると、着実に仕事を進められます。

また、優先順位を付けて仕事に取り掛かれば、心理的なストレスを軽減できるメリットもあります。

優先順位を決める際は抱えている仕事・タスクを書き出して工程を「見える化」するのもひとつのコツで、順位を決定しやすくなります。さらに「付箋ノート」を活用すれば、効率的に仕事・タスク管理が行えるのもポイントです。

付箋ノートには、次の3つに分けて仕事・タスクの名称を記載し、分類するのをおすすめします。

「やるべきこと」「作業中の仕事」「終了した仕事」と仕事・タスクを一元管理すると、残っている仕事や終了したものが一目瞭然となります。仕事の進み具合が視覚的に把握でき、柔軟なスケジュール管理が可能です。

緊急性・重要性の高い仕事については、付箋の位置や色を変えることで優先度に応じた管理が行えます。

2-2.時間を区切る

仕事を効率的に行うためには、リフレッシュした精神状態の維持が重要です。一日の仕事時間を自分なりに区切り、集中と休憩をこまめに繰り返すだけで、より作業への集中力を高められます。

時間の区切り方でおすすめのテクニックが「ポモドーロ・テクニック」です。ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と5分間の休息を繰り返すテクニックのこと。軽めの休息を挟むと集中力を回復できるうえ、あまり長く休まないため、完全に気の抜けてしまうリスクを防げる点がメリットです。

さらに「25分」と作業時間に期限を設定することによって、作業密度が大きく向上します。時間単位ごとの作業能率に悩んでいる方は、スマートフォンのタイマーなどを利用して取り入れてみましょう。

2-3.整理整頓された状態を保つ

オフィスデスク上など整理整頓された状態を保ち、作業環境を最適化するのは、効率的な仕事を行うために必要な要素のひとつです。オフィスデスク周りが書類で埋め尽くされている状態では、必要なモノを探す時間が掛かり、時間を大幅にロスしてしまいます。

また、パソコンも同様です。ファイル・フォルダやブックマークを整理し、資料や情報をいつでも取り出せる状態にすれば、作業ロスを大幅に削減できます。

整理整頓は、時間や作業のムダを省くと同時に、自分の頭や心の中を整理するうえでも必要な作業です。上司や顧客のなかには、身の回りの整理具合により、相手の人間性まで推し量る人もいます。周囲の評価を得て、人間関係を円滑にするためにも、常日頃から整理整頓を心がけておきましょう。

仕事の効率が上がる整理整頓の方法! 5Sの実践でデスクがスッキリ!

この記事では、仕事の効率をあげるために欠かせない整理整頓のコツについてご紹介します。5Sとはなにか、実践するためのやり方も解説しますので、あわせてご参照ください。

2-4.パソコン操作でショートカットを活用する

より実践的な仕事の効率化としては、パソコンのショートカットを活用する方法があります。特に社内でのパソコン作業がメインの方には効果的な方法です。 パソコンでの事務作業をメインとしている方向けの代表的なショートカットには、以下のものがあります。

慣れないうちは、むしろショートカットの使用に対して、面倒さを感じてしまうかもしれません。しかし、ショートカットの使用に慣れると、入力作業や事務処理のスピードが劇的にアップします。

また、繰り返し使う言葉は、パソコンに辞書登録しておくと便利です。時候の挨拶など定型化している文章を辞書登録すれば、簡単かつスピーディに入力作業を済ませられます。

3.効率化を図る際の注意点

仕事の効率化を図る際には、いくつか注意点があります。特に重要な注意事項が、下記の3点です。

何か新しいことを始める際は、大きなリターンを求めがちです。しかし、大きな変革は、継続しがたく挫折しやすい面があります。小さな業務改善を重ねる地道な努力が、仕事の効率化へ通じる近道です。

また、仕事は1人で行っているのではありません。大きな変化は、周囲の人から反発を招くリスクの高い傾向があります。反発を避ける面からも、小さな効率化を積み重ねていくのをおすすめします。

自分自身の仕事を効率化すれば、周囲との関係性も変化させます。仕事の優先順位を変えることで、スケジュール的に後に回ってしまう仕事もあるでしょう。

その際、自身の効率化に固執し、周囲との協力を無視することは避けましょう。逆に仕事の遂行そのものに支障をきたしてしまう恐れがあるため、注意してください。

まとめ

人手不足が深刻化しているだけでなく、働き方改革が進められ残業がしづらくなっている現在では、仕事の効率化がビジネスパーソンに欠かせないテクニックです。仕事の効率が良い人の特徴は、クライアントやユーザーのニーズを意識し、時間配分もスムーズに行える点があげられます。

仕事を効率化するためにも、仕事の優先順位を設け、時間の有効活用が大切です。付箋ノートやポモドーロ・テクニックとともに、パソコンのショートカットなどを活用すると、業務の効率化に繋がります。

ただし、仕事を効率化するには、小さなことから始めて周囲の協力を得る工夫を忘れてはなりません。注意点に気を付けつつ、徐々に効率的で生産性の高い仕事術を身に付けましょう。