仕事で焦る原因と対処方法は?ミスを減らす方法も解説!

1.仕事で焦ってしまう原因は?

理想とするイメージよりも仕事の進捗が遅れていると、人は焦燥感を覚えます。しかし、周りを見渡してみると、同じような仕事の進捗度であるにもかかわらず、焦ることなく仕事を進められている方もいるものです。

仕事で焦る人と焦らない人には、どのような違いがあるのでしょうか。仕事で焦ってしまう3つの原因と対処法を解説します。

1-1.準備ができていないため

仕事で焦ってしまう原因の多くが、準備ができていないためです。準備不足のまま仕事を始めると、途中で「本当にこのまま進めて良いのだろうか」と、自分の仕事に自信が持てない状態に陥ってしまいます。

準備不足をなくすために、まずは仕事の計画をしっかりと立てましょう。担当する仕事の全体像を把握し、一日に作業する分量を決めておくことで、進捗状況を一目で確認できます。準備を十分に行い計画通りに仕事を進めることが、仕事で焦らなくなるコツです。

1-2.リスク管理ができていないため

仕事の進行上でトラブルが起きると焦ってパニックを起こしてしまう方は、リスク管理ができていません。

トラブルが起こることで焦ってしまう原因は、トラブルの発生を予測しておらず、事前の準備・対策が練られていない状態となるためです。解決方法を考えるために時間がかかることで焦り、タイムロスが作業時間を圧迫して、さらなる焦りに繋がってしまいます。

不測の事態に対処するためには、計画を立てた段階で、発生しそうなトラブルがないのかを十分に検討しましょう。事前に考えることで、解決方法を見つけるまでの時間的余裕が生まれ、トラブルに対する心構えもできます。

1-3.視野が狭いため

仕事で焦らないためには、事前の準備とともに視野を広げることが大切です。視野が狭くなっていると、準備や対策が不十分となり、焦りが生まれてしまいます。

視野が狭くなってしまう原因は、一つの物事に集中しすぎてしまうためです。目の前のことに集中しすぎると、周囲の状況や先々の展望について考えられません。想定外の事態が発生しやすくなり、トラブルに弱くなってしまいます。

仕事で焦らないためには、視野を広く持ちましょう。周りの状況を十分に見て、立てた計画を逐次アップデートすることで、仕事を焦ることなく進められます。

2.仕事で焦っているときの対処方法2選

仕事で焦る原因が分かっていても、焦りを完全に排除することは難しいものです。特に焦りを感じやすい方は、仕事で焦ったときの対処方法を知っておくと役立ちます。

仕事で焦るとミスに繋がる恐れがあるため、以下で紹介する2つの解消方法を覚えておきましょう。

2-1.深呼吸をする

深呼吸が効果的なリラックス方法であることは、多くの方が実体験で知っていることでしょう。深呼吸は自律神経を整える働きがあり、仕事で焦っているときにおすすめの方法です。

自律神経には交感神経と副交感神経の2種類があります。仕事で焦っているときは、体を活性化させる交感神経が優位な状態です。深呼吸をすると交感神経の働きが抑制されて、体を鎮静化させる副交感神経が優位となり、落ち着きを取り戻せます。

深呼吸のときは、下記に挙げた2つのポイントを意識して行いましょう。

体の隅々にまで酸素を行き渡らせるように、ゆっくりと繰り返し深呼吸をすることで、気持ちを落ち着かせられ、仕事の焦りを低減できます。

2-2.周りの人に指摘してもらう

仕事で焦っている状況では、自分自身の焦りに気付くことはなかなかできません。逆に周りの人の方が「この人は焦っているな」と気付きやすい傾向にあります。

そのため、仕事で焦っているときは周囲の人に指摘してもらうことがおすすめです。周りの人からアドバイスされると自分の焦りを認識できて、焦っている状態から一時的に抜け出せます。指摘を受けることで、深呼吸をするための心理的余裕も生まれるでしょう。

ただし、焦っている人は頭に血が上り怒りやすくなるため、家族や友人のような関係の近い相手であっても指摘してくれるケースは多くありません。同僚に指摘してもらいたいときは「焦っているときは教えてください」とあらかじめ話しておくことで、指摘しやすい環境を作れます。

3.仕事でミスが起こる原因は?

仕事のミスは、焦り以外が原因で起こることも少なくありません。仕事でミスが起こる原因としては、以下の3つが挙げられます。

・メモを取っていない
効率的にメモを取ることは社会人にとって必須の技術ともいえますが、仕事でミスを起こす人はメモを取らない傾向があります。記憶力にどれだけ自信があったとしても、仕事の伝達事項をメモせずに全て記憶しておくことはまずできません。

メモは要点を整理した文書書類であるとともに、後から確認できる自分用のマニュアルです。メモを取らず、注意点を確認しないまま、作業を進めることによって、ミスが起こってしまいます。

・確認作業をしていない
仕事を一通り終えた後の確認作業は、ミスを防ぐための重要な工程です。確認作業を怠ることで、ミスが発生しやすくなります。

仕事の確認作業は行っているもののミスが多い方は、習慣化による慣れから注意力が低下した状態で確認作業を行っていることが多いです。ミスを減少させるためには、確認作業にこそ力を入れて取り組みましょう。

・業務の全体像を把握できていない
業務の全体像とは、業務自体がどのように進行していくか、ということを指します。業務全体における、自分の作業が持つ意味や目的を理解できていることが、業務の全体像を把握できた状態です。

業務の全体像を把握できていないと、「どの作業を」「どれくらい」「いつまでに」行うべきかが分かりません。仕事を効率的に進める計画やスケジュール管理ができず、ミスを誘発します。

4.ミスを減らす対処方法3選

仕事でミスが発生する原因は、焦りの他に以下の3つがあります。

自分が起こしやすいミスの原因を自己分析し、仕事でミスを減らすための対策法を考えましょう。ここでは、3つの原因に沿って、それぞれのミスを減らすための対処方法を紹介します。

4-1.しっかりとメモを取る

仕事のミスを減らすためには、しっかりとメモを取ることが大切です。メモを書くという行為は、耳で聞くだけよりも脳に情報がインプットされやすいため、重要な情報を覚えておけるメリットがあります。

メモは後から見やすいように取りましょう。情報を整理するために、以下のポイントを意識してください。

4-2.確認作業を徹底する

仕事を後から見返す確認作業は、仕事のミスを自分で発見し改められる重要な機会です。確認作業を徹底することで、仕事におけるミスのほとんどを防げます。

確認作業を徹底して行うためには、以下の2点が重要です。

確認作業では自分が行った仕事だとは思わず、他人の仕事を見る気持ちとなることで、厳しい視点で細部まで丁寧に確認作業が行えます。

4-3.不明点が出た場合に必ず誰かに質問する

仕事を進めていく上で、業務内容に不明点が出てくることは少なくありません。不明点が出た場合は必ず誰かに質問して、確認を取りましょう。不明点を放置して仕事を進めると、後で大きなミスに繋がってしまう可能性があります。

「不明点が出ることは恥ずかしい」と思う必要はありません。しっかりメモを取っていたにもかかわらず、分からないことがある場合は、他の人も同じく不明点にぶつかっているものです。不明点の積極的な共有は全体のミスを減らすこととなり、職場全体の作業効率向上に繋がります。

まとめ

仕事で焦る原因は「準備不足」「リスク管理が不十分」「視野が狭いこと」の3点が挙げられます。特に準備不足による弊害が大きいため、しっかりと計画を立てることが大切です。

焦ったときには、落ち着きを取り戻すために深呼吸をしてください。焦りを客観視するために、周りの人から指摘を受けることもおすすめです。

仕事で焦るとミスが生まれますが、ミスからも焦りが生まれます。悪循環を断つために、「しっかりとメモを取る」「確認作業を徹底する」などミスを防ぐための対策も取りましょう。