会議の種類は全5種類|効率よく会議するための注意点やアイテム紹介
会社経営や組織運営をするうえでこまめに会議を開くのは大切だと聞くものの、「目的が曖昧な会議を開いて、時間を無駄に浪費するのは避けたい」と考える人は多いでしょう。
会議の種類や目的を把握したうえで会議を開けば、会議の時間をより濃密なものにすることが可能です。
そこで今回は、会議にはどのような種類のものがあるのかを紹介したうえで、会議を効率よく進めるための注意点やアイテムを解説します。
必要性が高い会議を万全の状態で開きたいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。
▼このコラムを読んでもらいたい方
- ・頻繁に会議を開いている方
- ・生産性のない会議が多いと感じている方
- ・会議を効率よく進めるためのコツが知りたい方
▼このコラムを読んで得られる情報
- ・会議の種類とはなにか
- ・会議を効率よく進めるためのポイント
- ・会議の効率化におすすめのアイテム
1.会議の種類は大きく分けて5種類
ひとくちに会議と言っても、会議にはさまざまな種類があります。
種類の異なる会議は、それぞれ内容や目的が異なるのをご存知ですか?
目的を明確にせずに会議を行うと、最後まで参加者全員の意思統一が図れず、会議が徒労に終わってしまう可能性があります。
そのため、会議を行う際は会議の種類を事前に理解することが重要です。
ここでは、会議の種類とはなにか、それぞれの会議におけるポイントや注意点を解説します。
これから会議を開こうと考えている人は、会議の種類を一通り把握し、目的に合う会議をセッティングしてください。
1-1.アイデア出しの会議
アイデア出しの会議とは、参加者が持っているアイデアを集めることを目的として開かれる会議です。代表例としては、ブレインストーミングがあげられます。
アイデア出しの会議では、参加者同士がお互いの発言を否定せず、どのようなアイデアでも認める雰囲気づくりに努めるのがポイントです。
もし、誰かのアイデアが否定されてしまったら、ほとんどの参加者が否定を恐れて口をつぐみ、アイデアを集められなくなってしまいます。
そのため、どれほど荒唐無稽なアイデアが出されたとしても、決して否定しないことをルールとして定めておきましょう。
1-2.スケジュールを決める会議
スケジュールを決める会議とは、外部から仕事を受注する企業などにおいて、目標を達成するための工程を考えて具体的な達成日や作業日程を決める会議です。
納期が定められていないプロジェクトの場合は、目標達成のために必要な業務を分析したうえで、目標とする達成日を決めるケースが多くなります。
一方、納期が決まっているプロジェクトの場合は、納期からスケジュールを逆算してそれぞれの工程にかける時間を綿密に計算しなければなりません。
スケジュールを決める会議では、工程の取捨選択と責任の所在を明確にする作業が重要です。
必要と考えられる工程をすべてピックアップしたうえで工程の取捨選択を行い、それぞれの工程における責任者を決定しましょう。
1-3.報告や連絡をする会議
報告や連絡をする会議は、すでに起こった事柄や決定された事項を全体で共有する作業を目的に開かれるケースが一般的です。
報告や連絡をする会議を開くことによって全体の風通しがよくなり、情報格差が生じて全体の生産性が落ちるのを防げます。
報告や連絡をする会議を開催する際には、会議の前に報告や連絡をする予定の内容を文書で共有しておくとのもポイントです。
会議内容を事前に周知しておけば、会議をよりスムーズに進めやすくなります。
また、作成した文書は会議後も議事録や備忘録として残せるうえに、会議に参加できなかった人へ向けて会議出席者が情報共有する際に使えるのもメリットです。
情報共有を徹底するためにも、微々たる報告や連絡も文書に起こすのを参加者に徹底してもらいましょう。
1-4.教育(コーチング)をする会議
教育(コーチング)をする会議は、経験が豊富な上司などの指導者が部下などの経験が浅い人を教育し、スキルアップさせるために開かれる会議です。
教育(コーチング)をする会議では、指導者が参加者に対し、どのようなスキルを身に付けてもらうために会議を開いたのかを説明する必要があります。
教育の目的を明らかにせずに会議を行うと、参加者が指導者の望むスキルを習得できず、時間を無駄にしてしまう可能性があるため注意が必要です。
教育(コーチング)をする会議の指導者を務める際は、丁寧でわかりやすい資料を用意するだけでなく、教育の目的を参加者に理解させることにも注力しましょう。
1-5.意思決定をする会議
意思決定をする会議は、参加者から出された意見や加味すべき事実などに基づき、さまざまな事項の意思決定をする作業を目的に開かれる会議です。
アイデアを募る点において、意思決定をする会議とアイデア出しの会議とは似ているものの、地に足を付けた会議を行う必要がある点において異なります。
会議の前に、会議の内容に関わると想定される事実やデータをできるだけ収集して資料を作成しておき、意思決定者が冷静に結論を出せる環境を整えておきましょう。
2.会議を効率よく進めるための注意点
会議は、「開きさえすればよい」わけではありません。
時間を無駄にしてしまわないためにも、会議を効率化するための注意点を押さえたうえで会議に臨む必要があります。
会議を効率よく進めるための主な注意点は、以下の3つです。
◯内容は事前に共有する
会議の内容を事前に共有せずに会議を開催すると、発言があまり出なかったり、準備不足によって冗長な会議になってしまったりする可能性があります。
しかし、会議の内容を事前に周知しておけば、参加者は自分が何を話すべきか、何を用意すべきかを考えて準備できるのがポイントです。
効率よく会議を進めたいのであれば、主催者は会議の内容を事前に周知しておくのをおすすめします。
◯目的を明確にする
習慣的に会議を開いたとしても、参加者全員が会議の目的を把握していなければ、無駄な時間を過ごす可能性があります。
参加者それぞれが異なる方向を向いて会議に臨んでいた場合、たとえ活発な議論が交わされたとしても、会議の目的を達成できない可能性も。
一方、会議の目的を明確にしておけば、参加者全員が一丸となって議論できるため、効率よく会議の目的を達成できます。
会議を有意義なものにしたい人は、会議を始める前に、会議を行うことで何を達成したいのかなどの具体的な目的や方向性を参加者全員に伝えておきましょう。
◯一人だけが話しすぎないようにする
一人の上司と複数の部下が一緒に会議へ参加する場合、部下が発言を遠慮してしまい、上司だけが発言してしまうなど、会議とは呼び難い場となってしまう可能性もあります。
パワーバランスが不均衡な参加者が集う会議を開く際には、司会などの進行役を設けて発言をコントロールするなどの工夫をするようにしてください。発言しやすい空間を作るだけで、有意義な会議を行いやすくなります。
3.会議を効率よく進めるための必須アイテムとは?
会議を効率よく進めたいと考えている人には、ホワイトボードの活用をおすすめします。
会議でホワイトボードを使用すれば、発言内容や会議の流れ、決定事項などを可視化できるため聞き洩らしを防げるのがメリットです。
また、ホワイトボードは見やすいうえに、自由に書いたり消したりするのも簡単にできるツールなため意見の集約に便利です。
そのため、会議を効率よく進めたい場合は会議室等にホワイトボードを用意するのが重要だといえます。
なお、オフィスコムでは、小さなホワイトボードから大きなモデルまで、さまざまな種類のホワイトボード製品を多数取り揃えています。
会議に使用するホワイトボードを購入する際には、ぜひオフィスコムをご利用ください。
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まとめ
会議の主な種類には、アイデア出しの会議・スケジュールを決める会議・報告や連絡をする会議・教育(コーチング)をする会議、意思決定をする会議の5つがあります。
それぞれの会議は異なる目的を持って開かれるため、必要に応じて使い分けるように心がけましょう。
また、会議を効率よく進めるためには、内容を事前に共有したり目的を明確にしたり、一人だけが話過ぎないようにしたりする工夫が大切です。会議を効率よく進められるアイテムであるホワイトボードも活用し、会議を有意義なものにしてください。
