オフィス家具は新品と中古どちらを選ぶ? メリット・デメリットを紹介

1.新品オフィス家具のメリット・デメリット

オフィス家具を新品で揃えるメリットは数多くあります。

なかでも新品のオフィス家具を選ぶ利点のトップが、自分好みの製品を選びやすい点です。一番使いやすいと感じるオフィスチェア、こだわりがあるオフィスデスク、おしゃれなデザインのオフィス家具など、新品販売のオフィス家具ならさまざまな販売ルートがあります。

予算にあわせたグレードのオフィス家具を幅広い選択肢から揃えられるのもメリットのひとつです。

選択肢が幅広ければ自分好みのデザインの統一感を生み出しやすくなり、おしゃれなオフィスを作りやすくなります。

また、新品のオフィス家具は在庫も豊富な場合が多く、大きな事務所などでも問題なく対応できます。

新品のオフィス家具は経年劣化もなく、耐久性に期待できるため、トラブルがなければ長期的に使用できるのもメリットです。

一方で、そんな新品オフィス家具にもデメリットがあります。質の高いオフィス家具をすべて新品で揃える場合は、ある程度のコストがかかってしまうのも事実です。

業務形態や必要なオフィス家具の種類、オフィスの広さによっては予算オーバーとなってしまう可能性が新品で揃えるデメリットとしてあげられます。

2.中古オフィス家具のメリット・デメリット

中古のオフィス家具を購入するメリットは、コスト面で節約が期待できる点があげられます。

場合によっては、新品オフィス家具の半額以下の価格で購入できる中古品も。

初期投資のコストを抑えたい場合、中古オフィス家具の導入は検討する価値があるといえます。

一方で、中古オフィス家具にもデメリットがあります。基本的にオフィスから不要になった場合のみ在庫が生じるため、自分の使いたいオフィス家具が必ずしも流通しているとは限りません。そのため、必要数を同じオフィス家具で揃えられない可能性があります。

特にオフィスデスク、オフィスチェアなどのデザインがまばらだと、オフィス内の統一感を出しづらく、おしゃれな空間を作りづらい場合も。

また、中古のオフィス家具は経年劣化により購入後すぐに壊れてしまうなど、耐久性の部分でリスクが残るのも事実です。

初期費用は安く済んでも、すぐに壊れて再購入が必要になっては、コストカットができたとは言い難くなってしまいます。

3.もう1つの選択肢、レンタルオフィス家具のメリット・デメリット

これまでは新品・中古のオフィス家具についてご説明しましたが、もう1つの導入手段としてレンタル(リース)があります。

レンタルオフィス家具のメリットは、中古オフィス家具のメリットと同様、初期費用を大幅に抑えられる点です。新品を購入するよりも初期コストを抑えられるため、オフィス利用が短期間に想定されている場合もレンタルオフィス家具が向いています。

レンタルオフィス家具のデメリットは、リース期限が一定期間決まっている場合が大半で、途中で移転やオフィスの切り替えがしにくい点です。

レンタル中のオフィス家具が不要になったとしても、契約した期間分の月額料金などは払い続ける必要があります。また、途中解約は違約金を請求されてしまう可能性も。レンタルオフィス家具を使う場合はフレキシブルな対応が難しくなってしまうでしょう。

さらに、レンタルオフィス家具はあくまでもレンタル品のため所有権が発生しません。

契約期間が満了したら、契約を更新しない限り、借り入れしたオフィス家具を返却しなければいけない点を押さえておく必要があります。新品・中古のオフィス家具は購入する限り自社の所有物として残りますが、レンタル品は所有権がなく、売却処分もできない点に注意しましょう。

4.これだけは新品で揃えたいオフィス家具類

オフィス家具には、新品で揃えておきたい製品がいくつか存在します。

まず1つ目はセキュリティが必要なオフィス家具です。

代表的なオフィス家具は金庫や貴重品などの専用ロッカーがあげられます。

セキュリティに関わるオフィス家具のため、新品が推奨です。

次に、オフィス家具と合わせて一緒に新品で揃えたい便利な備品がウォーターサーバー、大型コーヒーメーカーなどの衛生面が気になるマシンです。

この2つは新品をレンタルできる場合も多いため、そちらも検討してみるのをおすすめします。

続いて、受付や来客用スペースなど”会社の顔”にあたるオフィス家具です。

来客者からみた会社の印象を決定づける重要な部分のため、汚れていたり、経年劣化が見られたりするオフィス家具を配置するのは好ましくありません。できるだけ美しい状態で来客対応をするためにも、可能な限り新品のオフィス家具を配置するのをおすすめします。

そして最後は、仕事でもっとも使うオフィス家具です。

たとえばデスクワークが1日のほとんどを占める仕事の場合は新品のオフィスチェアがおすすめです。特に、人間工学に配慮された新品のオフィスチェアなら、座り心地や耐久性も確保できます。

また、書類を多くストックしたり出し入れしたりする場合、書庫やキャビネット、書類整理棚なども耐久性を考えて新品のオフィス家具をおすすめします。

サイドワゴンや脇机などキャスターや車輪がついているオフィス家具も、車輪の動きがスムーズな新品を購入するのがベストです。移動に手間がかかってしまうと効率が下がってしまうほか、中古品は耐久性が不確かでキャスター部分が壊れてしまう可能性もあります。仮に中古のオフィス家具を購入するとしても、可動部位に問題がないかチェックするのをおすすめします。

4-1.耐久性に目を瞑るなら中古品も十分アリ

新品と中古で比較したとき、ほとんどのケースで新品のオフィス家具のほうが耐久性に優れています。とはいえ、その耐久性をそこまで求めておらず、機能面だけ重視するシーンがあるのも事実です。

数を揃える必要のないブランドチェアや、一時的なテレワークで使えるオフィスチェアなどを探しているなら、中古のオフィス家具も十分に選択肢としてあがります。中古品のオフィス家具なら、コストを抑えて快適な作業環境を構築できるのは大きなメリットです。長く使えるオフィス家具を探しているなら新品が心強い味方となりますが、それぞれ一長一短のメリットがあるため、新品と中古品から好みで揃えるのをおすすめします。

5.新品オフィス家具をできるだけ安く導入する方法

新品と中古のオフィス家具それぞれが持つメリット・デメリットをご紹介しました。オフィス家具を導入する際はできる限りコストカットしたい半面、美しさや耐久性もある程度あってほしいと願う方は多いのではないでしょうか。

つまり、新品オフィス家具と中古オフィス家具のいいとこ取りができればベストと言えます。

オフィスに必要な新品オフィス家具を一度に揃えると、大変なコストがかかってしまうものの、最初から中古オフィス家具のみで検討するのは気が早いかもしれません。

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6.まとめ

オフィスの規模や初期投資予算により、新品オフィス家具、中古オフィス家具のどちらがいいかの判断は異なります。

必ずしも「新品ばかり「中古ばかり」とどちらかに統一する必要はありません。しかし、最近のオフィス家具市場を考えると、リーズナブルな新品のオフィス家具で揃えていけば、コストや耐久性の面からもベストバランスなオフィスづくりをしやすくなります。

オフィスを構える際は、オフィスや仕事に最低限必要なオフィス家具をリストアップし、予算にあわせて新品オフィス家具と中古オフィス家具を使い分けるのが大切です。新品と中古の適材適所をうまく活用して、上手にオフィスへ導入してみてください。