オフィス家具を購入?レンタル?メリット・デメリットを徹底解説

1. オフィス家具を購入するメリット

オフィス家具の購入は、レンタルとは違ったメリットがあります。はじめに、オフィスデスクやオフィスチェアなどのオフィス家具を購入する場合のメリットをご紹介します。

オフィス家具を購入するメリットは、主に下記の4つです。

• 自分のモノになる
• 自分好みのオフィス家具を選べる
• 壊れにくい
• メンタル面でモチベーションがあがる

1-1.自分のモノになる

オフィス家具を購入する一番のメリットは、購入したオフィスチェアやオフィスデスクが自分のモノになる点です。

レンタル品のオフィス家具とは違って、自分の好きなように改造・工夫できます。オフィスデスクの天板を木目調に塗装し直したり、ランバーサポートやヘッドレストをオフィスチェアに追加したり、”足りない”と感じる要素を適宜工夫できるのもオフィス家具を購入するメリットです。

また、購入したオフィス家具はレンタルと違って返却する必要もないため、会社の資産となるのもメリットのひとつ。不要になった際は売却する選択肢もあるため、購入したオフィス家具は制約に縛られない点が大きなメリットだといえます

1-2.自分好みのオフィス家具を選べる

オフィス家具を自社で購入する場合は、好みのデザインからオフィスに合うオフィス家具を選べます。

オフィス作りに自分なりのこだわりがあり、「おしゃれなオフィスチェアが欲しい」「空気が引き締まるオフィスにしたい」など、人によってオフィス家具に求める性能はさまざまです。

自分でオフィス家具を購入すれば、いくつもの選択肢から機能・デザインなどをじっくりと考慮して好みの商品を選べます。レンタルに比べて新品のオフィス家具は購入先が数多く存在するため、多種多様のコンテンツから自分好みのオフィス家具を選べるほか、オフィスの統一感を作り出しやすいのがメリットです。

1-3.壊れにくい

リース・レンタル品とは違って、自分で新品のオフィス家具を購入する場合は壊れにくいメリットがあります。また、メーカーによっては初期不良期間で修理・交換に対応しているほか、オカムラなどのオフィス家具メーカーなら出張修理サービスを行っているのもポイントです。気に入ったオフィス家具が壊れた際、レンタル先の取り扱いがなくなっている場合もありますが、自分で購入したオフィス家具ならメーカーサイドのサポートを受けられる可能性が残ります。

また、購入したオフィス家具は自分の所有物のため、自社でメンテナンスを行えるのもメリットのひとつです。万が一作業中に壊してしまえば自己責任にはなってしまうものの、レンタル品に比べて、清掃や修繕など自己判断での対応がしやすくなっています。

1-4.メンタル面でモチベーションがあがる

新しいスタートを切るためにオフィスを作るのであれば、新しいオフィス家具の購入によって「これから頑張っていこう!」とモチベーションをあげられます。

オフィス家具は購入先が多種多様で自分好みの製品を揃えやすいほか、各資材が借り物ではなく「自分の持ち物」として扱えるのもメンタル的なメリットを与えます。社員全体の士気高揚につながるため、オフィスを新設する目的が会社としての成長をイメージしているなら、新品のオフィス家具を揃えるのは特に影響を与える要素です。

2.オフィス家具を購入するデメリット

続いてオフィス家具を購入した場合のデメリットは下記の4つです。

• 導入に初期費用がかかる
• メンテナンス費用がかかる
• 人数増減や事業拡大縮小で手間がかかる
• オフィス家具の廃棄処分にお金がかかる

2-1.導入に初期費用がかかる

オフィスを新設するとき、オフィス家具は一度にまとめて揃えるケースがほとんどです。導入時に全額支払いとなるため、それなりの初期費用がかかる点がオフィス家具を購入する最大のデメリットといえます。

ただし、近年ではプライベートブランドなど、一部のオフィス家具製品を格安で揃えられるケースも増えつつあります。一概に「新品購入は高い」と決めつけるのではなく、新品購入を考えているオフィス家具とレンタルした場合の費用を見比べて、どの程度の期間使用するとレンタルよりもコスパが優れるのかを把握するのが大切です。

2-2.メンテナンス費用がかかる

新しくオフィス家具を購入した場合はメーカー保証がついている商品も多く、オフィスチェアやオフィスデスクがすぐ使えなくなる心配はありません。ただし、長期的な使用をした結果、どうしてもメンテナンスや修理が必要になる場合もあります。

自己所有物だからこそ自分で気軽にメンテナンスできる点はメリットですが、状況に応じて業者に修理やメンテナンスを依頼する必要があり、それらの費用を負担しなければならないデメリットがあります。

2-3.人数増減や事業拡大縮小で手間がかかる

オフィスをスタートさせたときに比べて、人数の増減や事業の拡大縮小といった環境の変化を迎えるときに購入したオフィス家具が足かせになる可能性があります。

たとえば、レイアウトを変更するとき、以前購入した家具の取り扱いがなくなっており、おしゃれなオフィスレイアウトの一部に違和感が生じる場合も。また、統一感を生み出すために不要なオフィス家具を廃棄する場合は処分費用がかかるのも事実です。

その点、「オカムラ シルフィー」のオフィスチェアを使用するなど、ロングセラーのオフィス家具なら長期的な品切れの心配を軽減できます。

2-4.オフィス家具の廃棄処分にお金がかかる

先述した内容と重複してしまいますが、オフィス家具を購入するデメリットのひとつに、不要なオフィスチェアの廃棄に処分費用が必要な点があげられます。個人宅からのオフィス家具処分は各自治体へ申請すると低コストで廃棄できますが、法人企業の場合は資格を持った業者への処分依頼が必要です。

まとめると、オフィス家具を購入するデメリットとして「初期費用がかかる」「メンテナンス・修理の費用がかかる」「廃棄処分にお金がかかる」といった費用面があげられます。

3.オフィス家具をレンタルするメリット

オフィス家具の新規購入にはさまざまなメリットがあり、デメリットもあります。ここでは、オフィス家具をレンタルした場合のメリットをご紹介します。

オフィス家具をレンタルした場合のメリットは下記の4つです。

• 初期導入費用を抑えられる
• 修理・メンテナンス・廃棄費用がかからない
• 人数増減も迅速に対応できる
• 事務処理の仕事が軽減できる

3-1.初期導入費用を抑えられる

オフィス家具をレンタルする最大のメリットは初期導入費用を抑えられる点です。

レンタルの場合、短期・長期などのレンタル期間に応じて、新品を購入するよりも安上がりなコストでオフィス家具を揃えられます。借り入れできる期間はある程度の自由が効くレンタル会社も多く、特に短期間のオフィスづくりでは最適な選択肢のひとつです。

3-2.修理・メンテナンス・廃棄費用がかからない

レンタルしたオフィス家具は、定期的なメンテナンスや故障修理をサポートしている会社が多くなっています。そのため、万が一故障してしまっても、新しいオフィス家具を購入する手間が省けます。

また、オフィス家具をレンタルするメリットとして廃棄する作業が発生しない点も重要です。自己所有でないため、不要なオフィス家具は契約に応じて簡単に返品できます。ただし、レンタル会社の契約内容によっては一定の保有期間が定められており、短期間での返品はリース料に加えて違約金も請求される可能性があります。

3-3.人員増減も迅速に対応できる

オフィス家具のレンタルは、必要なタイミングに必要な量だけ用意できる点がメリットです。一定のコストはかかってしまうものの、契約の途中解約に応じるレンタル会社もあります。

オフィス家具を少し多めに購入してフリーアドレスデスクを導入するケースも人気を集めていますが、コストを最小限に抑えたい場合はオフィス家具のレンタルに軍配が上がります。

3-4.事務処理の仕事を軽減できる

オフィス家具のレンタル費用は経費で計上可能のため、経理担当者の負担も軽減できます。

加えて、購入時にかかる償却経理事務や固定資産税の申告、納付事務、損害保険の加入などの事務手続きも不要です。

オフィス家具をレンタルするメリットは「初期導入費用」「メンテナンス・修理」「廃棄費用がかからない」などのコスト面を抑えやすい点があげられます。

4.オフィス家具をレンタルするデメリット

オフィス家具のレンタルにはさまざまなメリットがある一方で、デメリットがあるのも事実です。ここでは、オフィス家具をレンタルした場合のデメリットとして下記の4つをご紹介します。

• 利用できるのは中古品が多い
• 長期使用は総コストが高くなる
• 選択肢の幅が狭くなってしまう
• 破損や故障は追加費用がかかる

4-1.利用できるのは中古品が多い

オフィス家具のレンタルを選ぶと、レンタル会社の品揃えに依存するのは避けられません。新品購入ならさまざまな購入先が存在するものの、レンタルの場合はあくまで契約先の家具から選ぶ必要があるのも事実です。

また、レンタル品はもともとリースで貸し出されていた製品も多いため、心機一転でオフィスを構えたにもかかわらず、肝心のオフィス家具が中古品になってしまうケースも少なくありません。そのため、オフィス家具をレンタルするデメリットは、新しいスタートを新しい環境で迎えられない点があげられます。

4-2.長期使用は総コストが高くなる

オフィス家具のレンタル料金は、たしかに購入するよりも安く抑えられます。ただし、それはあくまで短期間でのケースです。長期間レンタルを進めると、結局は購入するのと同じコストがかかるばかりか、場合によっては高額になってしまう可能性も少なくありません。

特に、高品質なオフィスチェアやオフィスデスクは中長期的に活用できるオフィス家具も多く、長く愛用している製品が耐久性に優れているなら、レンタルするよりも新品を購入したほうが総コストを抑えられる可能性が高くなります。

4-3.選択肢の幅が狭くなってしまう

オフィス家具をレンタルした場合、レンタル会社が所有する中古のオフィス家具からレンタルしたいオフィス家具を選ぶため選択肢の幅が狭くなるデメリットがあります。レンタル会社の規模によるものの、ひとつの会社内で選ぶと品揃えが少なくなってしまうのは避けられません。

一方で、新品のオフィス家具を購入するなら、幅広いショップからさまざまな製品を選べる点がメリットです。

4-4.破損や故障は追加費用がかかる

オフィス家具をレンタルしている限り、リース品として借り入れているため、破損や故障に注意する必要があります。故意の破損でなければ交換対応になるケースもありますが、契約内容によっては追加費用がかかってしまう可能性も。

レンタルしたオフィス家具の取り扱いには十分に注意しなければなりません。トラブルを避けるため、事前に契約内容をチェックするのが大切です。

5.オフィス家具を購入・レンタルする違いを表で比較

オフィス家具の購入・レンタルによるメリットとデメリットは先述した通りです。基本的には、中長期的にオフィス家具を利用する場合は新品の製品を購入するのをおすすめします。ここでは、もう少しわかりやすくするために表で比較しますのでぜひご参照ください。

6.オフィス家具は購入とレンタルの使い分けが大切

オフィス家具の購入とレンタルは一概にどちらがいいかとは言い切れません。そのため、購入とレンタルはどちらか一方だけを決めるのではなく、それぞれのメリットとデメリットをきちんと理解して上手に使い分けるのをおすすめします。

たとえば、「長期利用するオフィス家具は購入する」「一時的な利用を想定したオフィス家具はレンタルする」など、使用する期間によって選ぶ方法もあります。

オフィス家具を購入すると初期費用が高額になると先述しましたが、近年ではプライベートブランドでコストを抑えた製品も登場しているのも事実です。オフィス家具の購入とレンタルは導入する製品の価格相場や損益分岐点をしっかり把握したうえで判断するのをおすすめします。