ホワイトボードで会議の質は上がる! 使い方や書き方までを紹介
ホワイトボードは、さまざまな会社で日々行われている会議や打ち合わせで、議題や決定事項を会議参加者がわかりやすく視認・理解するために必要不可欠なオフィス家具です。そのため、会議などにおけるホワイトボードの使用法は、会社員にとって必須スキルのひとつと言っても過言ではありません。
今回は、ホワイトボードを使って効果的な会議を実践するための方法について解説します。ホワイトボードの具体的な使い方や書き方も紹介するため、これから会議でホワイトボードを使う機会がある方はぜひ参考にしてください。
▼このコラムを読んでもらいたい方
- ・会議でホワイトボードを使っている方
- ・効果的なホワイトボードの使い方を知りたい方
▼このコラムを読んで得られる情報
- ・ホワイトボードを使うメリット
- ・ホワイトボードを使うときのコツ
- 目次
- 1.会議でホワイトボードが持つ役割とは?
- 2.会議を円滑に行えるホワイトボードの使い方
- 3.見やすくてわかりやすいホワイトボードの書き方
- 4.会議でホワイトボードを有効活用するために必要な準備を紹介
- まとめ
1.会議でホワイトボードが持つ役割とは?
会議でホワイトボードがもつ役割は、大きく分けて3つあります。
◯会議の目的やゴールの共有
あらかじめホワイトボードに会議の目的やゴールを書けば、情報を全体で共有できます。口頭でも伝えられますが、可視化した方が頭に入りやすい点がメリットです。
◯会議の流れの可視化
ホワイトボードに会議で話す内容を随時記載すれば、流れを可視化でき、円滑に話し合いを進められます。また、話し合いがどこまで進んでいるか、次に話すべき議題を全体で情報共有できるのがメリットです。
◯決定事項の共有
会議で決定した内容や、今後の課題や改善策などをホワイトボードに書けば、決定事項を全員に共有できます。そのため、参加者の誤解や確認漏れを防ぐことが可能です。
また、会議終了後のホワイトボードを写真などで残しておけば、議事録の代わりにもなります。
1-1.生産性の向上にも繋がる
ホワイトボードを活用すれば、会議を効率化でき、生産性の向上にも繋がります。理由としては、以下の3つがあげられます。
◯ムダな発言をカットできる
すでに発言された意見をホワイトボードに書けば、似通ったアイディア出しにムダな時間をさく必要がなくなります。また、似たような発言が出た場合でも、ホワイトボードに可視化されているため、すぐに確認して次の話に進めるのもメリットです。
◯すれ違ったままの議論がなくなる
ホワイトボードで議題や意見を確認できるため、聞き間違えがあったとしても、すれ違うことなく会議を進められます。また、再度説明する手間も省けます。
◯全員が参加している一体感を作り出せる
手元にある資料ではなく、ホワイトボードに参加者の視線が向けられます。そのため、参加者に「会議に参加している」意識をもたせ、全員で会議を進行している一体感を作り出せるのがメリットです。
2.会議を円滑に行えるホワイトボードの使い方
ホワイトボードにはさまざまなメリットが期待できます。しかし、ただホワイトボードの効果を知っているだけでは、会議を円滑に進めることはできません。
円滑な会議を行うためには、ホワイトボードの正しい使い方を把握しておく必要があります。
ここでは、ファシリテーター(進行役)に任命された方が実践するべきホワイトボードの正しい使い方を4つ紹介します。
2-1.主導権を取れる場所にホワイトボードを設置する
ホワイトボードは参加者全員が見やすい場所に設置しましょう。会議室の場合は、ファシリテーターが全体を見渡しながら主導権を握ることができる、会議テーブルの正面に設置するのをおすすめします。
ただし、パワーポイントなどを使うためにプロジェクターを併用する場合には、ホワイトボードと被らないように注意が必要です。配置的には、プロジェクターとホワイトボードの両方が参加者の視界に入る程度がよいでしょう。
キャスター付きのホワイトボードなら、プロジェクターを使用する際にホワイトボードを移動させられるため、気にする必要もありません。
2-2.会議の議題を書いておく
会議を円滑に進めるには、あらかじめ議題をホワイトボードに書いておく作業も重要です。ホワイトボードに議題を書いておけば、参加者は会議の流れをしっかりと把握できます。
また、議題がホワイトボードを通して参加者の視界に入ることで、会議に対する参加意識を高められるのもポイントです。さらに、参加者が議題を把握すれば、議論の脱線や会議終了時間の延長などを防ぐ効果も期待できます。
2-3.議論の過程も書く
ファシリテーターは、参加者の意見や議論の過程などをホワイトボードに記載しながら、会議を進めていきましょう。
会議では、参加者同士の意見が食い違うシーンも少なくありません。そのため、意見をホワイトボードに記載し可視化することで、参加者全体に情報共有しながら議論を展開できます。
また、認識のズレがあったとしても、ホワイトボードで事実確認を行えるため、コミュニケーションを行いながら円滑に会議を進めることが可能です。
2-4.結論を書いて全員で確認する
会議での決定事項や今後のタスクなど、結論をホワイトボードに書いておきましょう。決定事項や今後のタスクなどは、黒以外のペンを使用したり下線をつけたりして、ほかの項目と差別化しわかりやすくする作業がおすすめです。
また今後のタスクに関しても、期日も明記しておくのをおすすめします。
決定事項に対する認識と、今後の行動に対する全体の意識を高められるため、結論の確認は必ず参加者全員で行うのをおすすめします。
3.見やすくてわかりやすいホワイトボードの書き方
見やすくてわかりやすいホワイトボードにするためには、書き方の意識が必要です。具体的には、以下にある4つの書き方を意識しましょう。
| 要点だけを書く | 会議では、多くの意見が飛び交います。 そのため、ホワイトボードには要点だけ書くことを意識しましょう。ただし、後から見ても内容がわかるよう書くことが重要です。必要に応じて、箇条書きを用いるのもおすすめです。 |
|---|---|
| 色を使い分けて書く | 通常は黒で、重要事項は赤や青などのマーカーに変えるのもポイントです。色を使い分ければホワイトボードが見やすくなるだけでなく、後から見直しても重要な部分が一目でわかります。 使用するマーカーは、会議が始まる前にあらかじめ決めておくと円滑に会議を進められます。ただし、色を使いすぎると、逆に見にくくなってしまう可能性もあるため、多くても4色程度が見やすいホワイトボードを作るコツです。 |
| 図やグラフを用いる | 記載内容が文字だけでは、単調になってしまいます。見やすくてわかりやすいホワイトボートを作るには、図やグラフを用いて情報をわかりやすく整理する必要があります。 ただし、図やグラフは書く際に時間がかかってしまうため、参加者と情報共有しながら、書いていくのをおすすめします。 |
| 強調の技術を用いる | 強調の技術とは、次のような書き方です。
ホワイトボードに板書する時間が出てくれば、このような書き方を使って内容を整理しましょう。また、マークの代わりにマグネットを使うのもおすすめです。 |
4.会議でホワイトボードを有効活用するために必要な準備を紹介
会議でホワイトボードを有効活用するには、事前の準備が重要です。準備項目には、以下のようなものがあります。
◯ホワイトボードを複数台用意しておく
会議でホワイトボードに書く文字量は膨大であるため、両面のホワイトボードでも1台には収まりません。しかし、書いた内容を消しながら進めると、過去の事実確認や認識のズレに問題が発生し、ホワイトボードを使うメリットが半減します。
そのため、会議の時間や議題内容によって異なりますが、ホワイトボードは最低でも2台は用意するのが大切です。もしホワイトボードが準備できない場合は、模造紙を使用して別板面として使用するのも選択肢にあがります。
◯ホワイトボードを完全にきれいに消しておく
ホワイトボードに何も書かれていない状態でも、日々の使用で黒ずんでいる部分もあるため、汚れが目立つ箇所を雑巾などできれいに拭きましょう。ホワイトボードをきれいに維持すれば、よい雰囲気で会議を始められるため集中力もアップする効果が期待できます。
◯指示棒を用意しておく
指示棒があると、どの内容について説明しているかを指せるため、参加者全体に伝わりやすくなります。基本的にファシリテーター自身が使う場面が大半です。ほかの発言者が前に出てきた際は、発言内容の項目を指してわかりやすくするために、指示棒を渡してあげましょう。
会議や打ち合わせで、ホワイトボードを使用する機会がある方は、上記にあるような準備をしっかりと整えた状態で挑むのをおすすめします。
まとめ
ホワイトボードをうまく活用すれば、会議の質や生産性の向上などさまざまな効果が期待できます。ただし、効果を正しく発揮するためには、利用者が効果的なホワイトボードの使い方・書き方をしっかりと把握しておく必要があります。
また、使い方・書き方だけでなく、会議を進めるうえで必要なホワイトボード以外の備品準備も抜かりなく行いましょう。
これからファシリテーター役を務める予定や、会議を行う機会がある方は、ぜひ参考にしてください。
