商談室に適したレイアウト7選|用途別のポイントも紹介

1.商談室のレイアウト決める際に見るべき点

お客様を通す商談室は、会社の印象を左右する場所のひとつです。エントランスと同様に会社の顔ともいえ、レイアウトはお客様目線で考える必要があります。

会社の一般的なイメージを盛り込むことは重要ですが、好みのデザインを取り入れれば良いというものではありません。失敗を避けるために、いくつかのポイントを押さえてレイアウトを決定しましょう。

商談室のレイアウトを決定するときのポイントは、以下の2点です。

1-1.居心地は良いか

何よりも重要なポイントは、お客様にとって居心地の良い空間を作ることです。

高級感のある内装やオフィス家具を設置すると、会社の安定性や信頼性の高さを演出できる一方で、威圧感を与える可能性もあります。
デザインにこだわりすぎず、居心地の悪さを感じないレイアウトを心がけましょう。

観葉植物を飾るなど、リラックス効果が期待できるアイテムを取り入れることもおすすめです。

1-2.会議室としても利用するのか

商談室を会議室として利用する会社も少なくありません。会議室として利用する場合は必要となる家具だけではなく、レイアウトも大きく変わるため、事前によく考えることが重要です。

商談室として使用することが多いのであれば、おもてなしを重視したレイアウトを優先すると使い勝手が良くなります。反対に、会議室として使用する機会が多いのであれば、従業員同士が話し合いに集中しやすい環境を整えることを重視すべきです。

目的に合わせ、後のことも考えたうえで総合的にレイアウトしましょう。

2.商談室に適したレイアウト7選

テーブルやソファの配置によって、商談室の使い勝手や印象は異なるものです。

ここでは、商談室に適した7つのレイアウトを紹介します。
それぞれの特徴や注意点は、下記のとおりです。

〇対面形式

対面形式は、テーブルを挟んで互いに向かい合って座る形式です。商談や契約を交わすシーンで用いられることが多いレイアウトで、両者が対等な関係として議論することができます。
ただし、人数が多い場合は端の人間の声が聞き取りにくい場合もあるため、参加人数とのバランスに注意しなくてはなりません。

〇島型形式

島型形式は、テーブルを囲んで椅子を配置した状態をひとつの「島」と考え、室内に複数点在させる形式です。複数のグループに分けて、それぞれのテーブルで議論や作業をする場合に利用されます。
議論の合間にグループごとの相談時間を設ける会議で便利な一方、グループ内の議論や作業に熱中しすぎた場合は全体の動きや話題に気付きにくくなることがあります。

〇口の字形式

口の字形式は、長方形の会議テーブルを口の字型に配置し、外枠を囲むように座る形式です。参加者全員の様子を把握しやすいメリットがあり、重役も参加する会議など高い緊張感が求められる場合に用されます。
会議室の広さや参加人数に合わせて、中央のスペースをなくした配置にすることが可能です。

〇コの字形式

コの字形式は長方形の会議テーブルをコの字型に配置し、外枠に座る形式です。口の字形式の一辺を取った状態ともいえ、テーブルを置かない一辺はホワイトボードの設置やプロジェクターを使用する場所として使用します。
参加者全員の様子を把握できるうえ、全員が同様にホワイトボードなどを見ることが可能です。また、中央のスペースは発表者の立ち位置としても適しています。

〇正餐形式

正餐形式は、室内に円卓と椅子のセットが点在する形式です。
結婚披露宴会場に多く見られるレイアウトで、緊張感のある会議よりも参加者同士の親睦を深めるための集まりに適しています。
近い距離で互いの顔を見ながら会話できる反面、テーブルごとの参加者の配置は慎重に検討する必要があります。

〇スクール形式

スクール形式は学校の机と同様に、すべてのテーブルや椅子が一方へ向いている形式のことです。前面に配置した演台や黒板、パネルなどに参加者の視線を集めることができます。
セミナーなど発表の場に適している反面、参加者同士が議論する場合は使い勝手が悪くなる点に注意が必要です。

〇シアター形式

シアター形式は、椅子のみを複数配置する形式を指します。講習会や発表会に適しており、テーブルを置かない分、より多くの参加者を受け入れられることがメリットです。
一方で、演台やホワイトボードに向かって椅子だけを並べる形式のため、参加者はメモを取ることが難しくなるといったデメリットがあります。

3.【用途別】商談室をレイアウトする際のポイント

商談室は、会議室としても利用できるスペースです。ただし会議室との兼用を視野に入れる場合は、商談室と会議室どちらをメインとするか事前に明確化しておかなくてはなりません。

会議室としても兼用する場合や会議室としての機能性を高めたいときは、商談室とは異なるポイントを押さえてレイアウトする必要があります。

ここからは、商談室のレイアウトで意識すべきポイントを目的別で紹介します。

3-1.商談として利用する場合

商談を主目的とする場合は、室内のレイアウトだけではなく部屋自体の配置も重要です。動線などに問題がない限り、商談室は会社の入り口付近へ配置しましょう。

会社の入り口付近へ配置することにより、下記のようなメリットがあります。

業務中は書類やサンプルなどでオフィス内に物が散乱します。しかし、入口付近へ商談室を設置することにより、お客様にオフィスフロアや従業員用休憩所など散らかりやすい部分を見られる心配がありません。
また、オフィスから距離があるほど、会話や電話の音が聞こえにくくなるため、機密情報を取り扱う場合も信頼感を持ってもらえます。

商談室の位置が決定した後は、ソファやテーブルなど室内のレイアウトを考えましょう。部屋の広さと応接する最大人数を想定し、適切な家具のサイズと数を決定します。
デザイン事例も参考にしつつ、席次などビジネスマナーを押さえたレイアウトにすることが重要です。

3-2.商談室と会議室を兼用する場合

商談室と会議室を兼用する場合は、お客様に適度にリラックスしてもらえるよう、明るく開放的な造りを心がけてください。窓の多い部屋や大きな窓が設置された部屋は太陽光が差し込み、適度な明るさとなります。
室外の光を取り入れることが難しい場合は、照明や壁紙、インテリアで明るい室内を実現しましょう。明るい色の壁紙を取り入れるだけでも印象は異なります。

また、ソファやテーブルなどの基本的な応接セットは、リラックス性だけではなく実用性も視野に入れて選ばなくてはなりません。

家具の寸法や配置を決定するときは、動線を重視することがポイントです。室内はもちろん、入り口からソファまでスムーズに動けるよう配置しましょう。

3-3.会議室に寄せたレイアウトにする場合

会議室としての機能性を高めた部屋にしたい場合は、無理に革製で重厚感のある高級家具を購入する必要はありません。たとえば、スタッキングできる椅子を選ぶと、必要数に応じてレイアウトを自在に変えられるため、使い勝手が良くなります。

会議室に寄せたレイアウトにする場合は、会議に必要なもの以外(装飾物など)は極力配置しないことがポイントです。
会議に必要なものを省略し、一人分のスペースを広めに取ったレイアウトにしましょう。一般的に、一辺が80cm前後でちょうど良い広さとなります。一辺10～20cmほど余裕を持って配置すると、複数の家具を設置しても圧迫感を軽減できるでしょう。

まとめ

部屋の明るさや家具の配置は、商談室の印象を左右します。室内の明るさや、入り口からソファまでの動線を考慮することで、お客様に好印象を与えることが可能です。

商談室のレイアウトには、主に対面形式・島型形式・口の字形式・コの字形式・正餐形式・スクール形式・シアター形式の7種類あり、目的によって向き・不向きがあります。
それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解したうえで、どのレイアウトが適しているかを判断することが大切です。

商談室や応接室など、おもてなし重視の部屋として利用する他、会議室としても利用する場合は重厚感のある家具にこだわる必要はありません。用途に応じてスタッキングできる椅子などシンプルで機能性の高いものを取り入れることもオフィスデザインのコツです。