会議室の整理整頓術4選|業務効率化を実現するレイアウト例4選

1.会議室を整理整頓するメリット

会議室を整理整頓することは、単に会議室の環境美化活動に留まらず、会社にとって非常に有益なメリットをもたらします。

ここでは、会議室を整理整頓することで得られる主なメリットについて解説します。会議室を整理整頓することに対する重要性を認識するためにも、ぜひ参考にして下さい。

1-1.集中力・生産性がアップする

整理整頓を行うと、必要なものだけが厳選されて使いたい時にすぐにでも取り出すことができます。また、整理整頓された職場環境は、精神的な落ち着きをもたらし、集中力も高まります。

気持ちが整い、ものを探す余分な時間や手間が不要となるため、仕事の効率や生産性も大幅にアップすることが大きなメリットです。特に、デスク周りや作業スペースの整理整頓は、働く人々のパフォーマンスに驚くほどの効果をもたらします。

このように整理整頓は環境美化に留まらず、会社の生産性を伸ばして業績を上げることにも繋がるため、取り組む価値は大きいと言えるでしょう。

1-2.経費のコスト削減につながる

会議室を整理整頓することは、無駄のない環境を作ると同時に、本当に必要なものと不必要なものを判断する力を養うことができます。また、これまでかかっていた備品や機材に対する無駄なコストに気付けると同時に、新たに購入するものに対しても慎重に吟味して、的確な判断を行うこともできます。

結果として会社の無駄な経費を使用することがなくなるため、不要なコストの削減に繋がることが大きなメリットです。

2.会議室の整理整頓術4選|片付けのポイント

会議室の整理整頓に取り組むにあたっては、闇雲に取り組むのではなく、ポイントを押さえることで効果性の高い整理整頓をスムーズに行うことができます。

ここでは、会議室の整理整頓の具体的なテクニックについて、ポイントを踏まえつつ解説します。会議室の整理整頓に取り組む際は、ぜひ活用して下さい。

2-1.最低限必要な備品のみ残す

会議室を整理整頓する際、まずは最低限必要な備品のみ残しましょう。

整理整頓されていない会議室はものが溢れていて、使わない備品や機材まで置かれています。不必要な備品や機材は邪魔なだけであり、いつ使用するか分からないものが存在していると、必要なものまで埋もれて何があるか分からない状態となってしまいます。

まずは、会議で使用する備品や機材を厳選して、必要なものと不必要なものを分けることからはじめましょう。最低限必要な備品のみ残すだけでも会議室の整理整頓は大きく進み、整理整頓の次のステップへとスムーズに進めることができます。

2-2.どの会議にも使用するものを残す

最低限必要なものだけを残したら、次はどの会議にも使用されるものを絞り込みます。

例えば、レンタル会議室にはホワイトボード・椅子・机といったシンプルな備品しか設置されていませんが、多くの方が問題なく使用しています。実際に必要なものは意外と少ないことが現実です。

プロジェクターなどの機材を使用する際には、会議室を使用する前に事前に手配するようにします。また、会議室に集うメンバーも、必要最小限のものだけ持ち込むようにします。

一見ものを削り過ぎているようですが、備品や機材を最小限に絞ってから必要なものだけ足すほうが、整理整頓の行き届いた環境を構築する近道となります。

2-3.共有物と個人の所有物を区別する

整理整頓されていない会議室には、備わっている備品や機材だけではなく、筆記具や資料などの個人の所有物が置かれていることがあります。

会議室は共有スペースであるため、整理整頓された環境を保つためには、原則として個人の所有物を置くことは厳禁です。個人が会議室に所有物を置くことが習慣となっていると、いくら整理整頓を行ってもすぐにまた散らかってしまうためです。

備品や機材などの共有物と個人の所有物は明確に区別して、個人の所有物は会議室には置かないようにルール付けも行っておきましょう。

2-4.片付けやすいレイアウトにする

ものの整理整頓が完了したら、会議室のレイアウトについても検討します。レイアウトは会議室の機能性だけではなく、整理整頓された状態の維持にも影響を及ぼします。

実際の会議で利便性を発揮しつつ、机・椅子やものを片付けやすいレイアウトを模索しましょう。スッキリとしたレイアウトにすることで、ものを片付けやすくなるだけではなく、ものが散らかっていると目立つため、自ずと整理整頓された状態を保とうという意識が働きます。

ベストなレイアウトが決まったら、会議後にレイアウトが崩れてもすぐに戻せるように、レイアウト図を作成して会議室に貼っておくことをおすすめします。

3.業務効率化を実現する会議室のレイアウト例4選

会議室のレイアウトは、会議の質にも影響を及ぼします。会議の時間が必要以上にかかったり、良い結果に繋がらなかったりする場合は、会議室のレイアウトを工夫してみることをおすすめします。

ここでは、業務効率化や生産性向上に繋がる会議室のレイアウト例を4つ紹介します。それぞれのレイアウトの特性を把握して、ベストなレイアウトを見出して下さい。

会議室のレイアウトは、それぞれ特徴・メリット・デメリットが存在します。そのため、用途に合わせたレイアウトを選ぶことで、より良い会議を行うことに繋がります。

業務効率化や生産性向上のためにも、会議室をどのような用途で使用するかを洗い出して、適切なレイアウトを見出して下さい。

まとめ

会議室を整理整頓することで、必要なものだけが厳選されて環境美化に繋がるだけではなく、業務効率化や生産性の向上といったメリットを得ることもできます。

会議室は、会議やプレゼンなどでも使用される、非常に重要なスペースです。そのため、会議室の環境を整えることは、会社の成長にも好ましい変化をもたらすでしょう。

会議室の整理整頓は、単にものが整理される以上の大きな効果があります。会議室の整理整頓を検討している方は、ぜひ今回の情報も参考に、効果的な整理整頓を行って下さい。