仕事の効率が上がる整理整頓の方法! 5Sの実践でデスクがスッキリ!

1.整理整頓には仕事上のメリットがある!

整理整頓には仕事を効率化するメリットがあります。整理整頓によって得られる主なメリットは以下の通りです。

整理整頓の1つ目のメリットは、無駄な時間の削減です。仕事で使う資料や道具が整理整頓されていれば、必要な時にすぐ取り出せます。とくに、急いでいる時ほど探し物を見つけられない経験はないでしょうか。探し物をしている時間は、無駄な時間です。整理整頓によって時間の節約を目指しましょう。

整理整頓の2つ目のメリットは、失敗やミスの低減です。失敗やミスは集中力不足や気が散る影響によって起こります。しかし、整理整頓された環境であれば、長時間集中力を保ちやすい効果が期待できます。また、身の回りを整理すれば、資料や書類の間違いや紛失を防ぎやすくなるのもメリットです。

整理整頓の3つ目のメリットとして、仕事の質をアップさせられる効果があげられます。前述の通り、整理整頓された環境では集中できるため、業務内容の細部まで気を配ることが可能です。

2.仕事に影響する!整理整頓の基本「5S」について

仕事環境の整理整頓が特に重視される製造業やサービス業の現場では、スローガンとして「5S」が掲げられています。5Sを意識すると、仕事環境の整備と綺麗な状態の維持が可能とされており、次の5つの言葉の頭文字をとって名付けられています。

5Sに含まれる5つの項目がもつ意味は、以下のとおりです。

①整理
5Sの1つ目の項目である「整理」の定義は、必要なモノと不要なモノを分け、不要なモノを捨てることです。不要なモノを溜め込むと仕事環境が片付かない原因となるため、今後使う予定のないモノは処分しましょう。

②整頓
5Sの2つ目の項目である「整頓」の定義は、整理によって残った必要なモノを適切な場所に置くことです。どこにあるか見つけやすく、取り出しやすい場所にモノを置くだけで、業務効率を高められます。

③清掃
5Sの3つ目の項目である「清掃」の定義は、整理整頓された状態を保つための行動です。清掃活動によって仕事環境の点検を繰り返すことで、不要なモノを処分し、必要なモノが適切な場所にある状態を保ちます。

④清潔
5Sの4つ目の項目である「清潔」の定義は、汚れのない綺麗な状態を維持することです。整理整頓の行き届いた場所では小さなゴミも目立つため、誰もが汚れに気付きやすく、手入れがしやすくなります。

⑤躾
5Sの5つ目の項目である「躾」の定義は、職場のルールや規則を守り、習慣化することです。決められたルールを決められた通りに実行できれば、仕事環境が常にあるべき状態に保たれます。覚えきれない細かなルールや手順は、誰が見ても分かりやすい内容として職場に掲示する方法が有効です。

3.仕事ができる人の整理整頓のやり方

5Sの定義をもとに、仕事ができる人の整理整頓のやり方をご紹介します。5Sに基づいた仕事環境の整備を実践するためには、以下の4つのステップがおすすめです。

3-1.【STEP1】すべてのモノを取り出す

仕事ができる人の整理整頓の1つ目のステップは、すべてのモノを取り出す作業です。ペンやメモ、クリップなどの文房具類や書類など、整理整頓の対象となるすべてのモノを、机の引き出しや収納ボックスから取り出します。

すべてのモノを取り出せば、全体の分量が分かるため片付けの成果が目に見え、挫折せずに作業を進められます。また、すべてのモノを並べれば、次のステップで行う「いるモノといらないモノを区別する」がしやすくなるのもポイントです。

引き出しや収納ボックスにオフィス用品が入ったまま整理整頓を進めるのは効果的ではありません。片付ける範囲が広すぎたり、分量が多すぎたりしてすべてのモノが取り出せない場合は、オフィスデスク周りやキャビネットなどの場所ごとに区切って整理整頓を進めましょう。

3-2.【STEP2】「いるモノ」と「いらないモノ」に区別する

仕事ができる人の整理整頓の2つ目のステップは、取り出したものを「いるモノ」と「いらないモノ」に区別する作業です。目の前に並べたモノに目を通して、必要かどうかを判断していきます。

いるモノといらないモノの区別で重要な点は、分ける基準を明確に決める判断です。基準が曖昧だと迷いが生じ、必要以上に時間がかかってしまいます。「過去1ヶ月間に使用したかどうか」や「今後利用する機会が明確に決まっているかどうか」など、使わないモノを判断する基準を決めましょう。

どうしても判断に迷ってしまうモノが多い場合は、「どちらか悩むモノ」として一時的に保管・収納するやり方が有効です。保管期間を決め、改めて必要だと感じられたモノは収納場所にしまい、不要なモノは処分しましょう。

3-3.【STEP3】「いらないモノ」を捨てる

仕事ができる人の整理整頓の3つ目のステップは、「いらないモノ」を捨てる行動力です。いらないと判断したモノのなかで、すでに使えなくなった道具や保存の必要性がない書類などは廃棄しましょう。

ただし、請求書や明細書、レシートなど保管の義務がある書類は、誤って処分してしまわないよう注意が必要です。また、個人情報が記載された書類や資料はそのまま廃棄せず、シュレッダーにかけましょう。

いらないモノのなかで、まだ使えるモノについては管理部門に戻したり、私物の場合は中古品として売却したりしてもよいでしょう。いらないモノの状態や種類に応じた方法で処分する手順がポイントです。

3-4.【STEP4】「いるモノ」を適切な場所に置く

仕事ができる人の整理整頓の4つ目のステップは、「いるモノ」を適切な場所に置く作業です。仕事に必要な資料や道具を、取り出しやすい場所に配置しましょう。

使用頻度の高い備品は手元に近い場所に置くと、仕事の生産性が高まります。また、名刺や書類はファイルボックスなどの事務用品を使って作成日時や取引先の名前の順に並べると、探す手間が省けて効率的です。

職場のメンバーと共有して使用するものについては、全員が見つけやすく取り出しやすい保管場所を決めましょう。

4.仕事の整理整頓のコツは習慣化すること

仕事の整理整頓を成功させるコツは、片付けを習慣化することです。仕事ができる人は整理整頓のための行動を習慣的に実行しています。習慣化すべき主な行動は以下の2つです。

会社で使用するモノは、使い終わった時点で必ず定位置に戻すようにする行動が大切です。使用したまま放置されたモノは、作業スペースを散らかす原因となります。また、必要なモノが無くなって探す手間が発生するなどのリスクがあるため、使用後に定位置に戻す習慣は重要です。

加えて、オフィス環境の整理整頓は定期的に行う必要があります。毎週の決まった曜日や、1日の終わりなどに整理整頓のための時間を設けましょう。忘れずに取り組めるタイミングを決め、定期的に実行すると整理整頓や収納作業を習慣化できます。

5.職場の収納スペース確保に「机上・卓上ラック」もおすすめ

もし、「仕事場を整理整頓したいのにスペースが足りない」とお悩みの場合は、机上・卓上ラックを導入するのもポイントです。職場の雰囲気はそのまま、収納スペースを大きく拡張できます。

ロッカーなどを設置するスペースも取らず、卓上を拡張することで収納スペースをしっかり確保できるため、仕事場を整理整頓しやすくなります。

まとめ

仕事における整理整頓のメリットや、整理整頓の基本となる5Sの内容、仕事ができる人の整理整頓のやり方について解説しました。職場の整理整頓を習慣化すれば、仕事の生産性や作業効率が高まります。

すべてのモノを取り出し、区別し、不要なモノを処分し、適切な場所に配置する4つのステップに分けるだけで、整理整頓は誰でもできます。効率よく仕事をして成果を上げたい方は、職場での5Sに取り組んでみてはいかがでしょうか。