オフィスをスッキリ!作業効率アップ&スマートな収納環境のいろは

1.机を整理して時短と効率を自ら生み出すいろは

オフィスデスクの上がモノでいっぱいな人のなかには、「片づけ方がわからない」と頭を悩ませる方も。片付けたい気持ちがあっても、実践しないかぎりは「整理整頓のできない人」でひとまとめにされてしまいます。

すっきりしたオフィスデスクで仕事をすれば、何より集中力が上がる効果が期待できます。また、重要書類などを紛失する危険性が抑えられるのもメリットです。

オフィスをスッキリさせるメリットを今一度再確認して、ぜひオフィスの「整頓術」を実践してみましょう。

散らかっていても気にならなかった人も、きっと取り組んでみたくなります。

1-1.整理整頓　イロハのイ　～ペーパー資料はできるだけデータ化する

ペーパーレス化が進む昨今のオフィス事情では、ペーパー資料をできるだけデータ化して管理する作業が大切です。

現代でもファックスを使う企業は少なくありませんが、パソコンを介したメールやファイルでのやりとりが主流になりつつあります。

いまだに取り扱っている紙の書類が多い場合は、可能な限りスキャンを行ってデータ管理するのもポイントです。不要になった紙の書類を処分していくだけで、オフィスをスッキリさせる整理整頓術につながります。

また、紙として保管するべき資料は、積み重ねず立ててまとめるのもポイントです。

案件単位でクリアーファイルなどに入れて、シールや付箋で何の書類かわかるように整理・収納するのをおすすめします。

1-2.整理整頓　イロハのロ　～アイテムの見える化を

「見える化」は本来、数字やデータでは表せないものを可視化する試みのこと。

仕事で使うアイテムは目に見えるモノばかりですから、「見え方」をはっきりさせて、何がどこにあるかわかるようにします。

それぞれの仕事の流れやスタイルによって、置き場所、保管先を決めておくだけでもオフィスをスッキリさせやすくなります。

文房具など常日頃使うモノは、オフィスのいつでも手に取れる場所に。

印鑑など回数は少ないが定期的に使うモノは、毎日の邪魔にならず必要な時に取り出せる所に。

進行中の案件は、優先事項ごと順番にクリアーボックスなどに収納して保管すると、作業がしやすくなります。

1-3.整理整頓　イロハのハ　～引き出し収納にひと工夫を

オフィスデスクの引き出しの中の状態も、利用者の性格が出る場所です。

一目で中身がわかるきれい好きもいれば、何かが引っかかって開かない人もいますよね。

ただモノを突っ込んでいる状態では、収納場所ではなく、単なる物置になってしまいます。

オフィスデスクの引き出しはスペースが限られているため、仕切りを追加したりトレイを活用したりして使いやすくするのもポイントです。

もともとついている仕切りが、入れたいモノとサイズが合わない場合は、手頃に買える仕切りやケースで代用すると整理整頓を行いやすくなります。

用途が仕切り用ではない缶や小物入れも、アイディア次第で重宝する収納アイテムになります。

収納のポイントは、何より不要なモノを置かないこと。

また個々の案件が終了するごとに一定の時間をとってモノを整理する習慣をつけるだけでも、オフィスをスッキリときれいに、働きやすさを維持する秘訣です。

2.オフィス全体をスッキリ化するメリットや作業効率アップのコツ

個々のオフィスデスクだけでなく、オフィス全体の整理整頓も、現代社会では必須の取り組みです。

オフィス全体をスッキリさせて整理整頓すれば、生産性の向上や、作業効率アップなどさまざまなメリットがあります。

2-1.資料、書類の紛失を防げる

オフィス全体をスッキリさせ、適切な収納スペースを用意すれば、資料や書類の紛失を防げます。個人情報など機密書類の厳正な管理は、企業の義務です。

鍵のかかるキャビネットなど、共通の保管先で厳重に管理すれば、紛失や流出の事故を防ぎやすくなります。

オフィス全体をスッキリ化させればどこに何が収納されているのかわかりやすくなるため、作業効率の向上につながります。その際はわかりやすいよう、案件ごとに書類や資料をまとめて収納するのもポイントです。

2-2.社員の安全を確保できる

オフィスをスッキリとさせれば、社員の安全を確保しやすくなります。書類でいっぱいの箱や場所を取る段ボールがあちこちにあると、移動や作業動線の妨げになるのは避けられません。

フロアに物を置かずに倉庫や資料室へ正しく収納すれば、作業のしやすさが生まれ、ケガの防止にも有効です。また、万が一の避難時も動線を確保しておけるなど、オフィスのスッキリ化は社員の安全確保に重要な取り組みのひとつです。

2-3.会社の信頼度アップにつながる

外出時や帰宅時、オフィスデスクの上にモノがない状態にすることを「クリアデスク」と呼びます。

クリアデスクの状態にしておけば、オフィス内にスッキリとした印象を与えられるほか、不在時の管理もできるためお客様や訪問者に好印象を与えられます。

3.効率アップにはレイアウトも再考を

効率的な作業のためオフィスデスク上をきれいに維持する際は、オフィス全体のレイアウトにも気を配りましょう。

よりよい机の並びによって、デスクワークもさらに高いパフォーマンスを発揮できます。

一般的なオフィスデスクの配置レイアウトは以下のとおりです。

3-1.対向式

部署やチーム単位で向き合ってまとまる形にオフィスデスクを配置します。

コミュニケーションが取りやすく、情報が共有できるため、資料などの管理が柔軟にできます。

3-2.同向式

銀行などのように、社員が一方向に向く形態に適した職種で採用されます。

分担して作業をする場合にも適したレイアウトです。

3-3.フリーアドレス

オフィスデスクを個人に割り当てず、流動的なコミュニケーションが生まれるレイアウトです。

営業で外回りの時間が長い場合は、限られたスペースでも有効活用が可能です。

スタッフの増員にも手軽に対処できます。

3-4.独立式

個々のオフィスデスクをパーテーションなどで囲うことで、それぞれの作業に集中できる空間を作るレイアウトです。

人数が多い場合は、ある程度の広さが必要になります。

オフィスのレイアウトを改善するポイントは大きく分けて2つあります。まずは仕事をするうえで、必要に応じて社員同士のコミュニケーションを図りやすい環境の構築です。

そして、移動しやすく、動線を確保したオフィス空間の維持です。

みんなが快適かつ安全に働けるオフィスが大前提だといえます。

レイアウトを改善したうえで、セキュリティ・安全対策としてオフィス内の備品をきちんと固定し、有事の際にも避難しやすい環境を実現しましょう。

4.改善しようとする意識を常に持つ　(まとめ)

オフィスをスッキリ化させれば、どのように整理整頓すべきかが分かりやすくなり、モノの収納スペースなども確保しやすくなるメリットがあります。また、必要なモノを瞬時に見分けやすくなるほか、重要書類などの紛失トラブルも未然に防止しやすくなるのがメリットです。

いつでも一歩進んだワーキングスペース実現のために、継続的によりよい空間作りを実践するべきといえます。

オフィスがきれいで快適だと何よりも居心地がよく、従業員の働きたい意欲を引き出せるのもメリットです。

そうした相乗効果で、作業効率が上がるだけでなく、社員の働きやすさや安全確保にもつながっていくといえます。

オフィスの収納スペースやレイアウトは、いわば会社を形作る設計図です。

会社の未来が輝くかは、思い描いた図面をいかに実現できるかにかかっているといえるでしょう。

そのためのベース作りを、今ここからスタートしてみませんか。