オフィスのキャビネット整理術|整理整頓に特化したおすすめ製品20選

1.オフィスが書類で散らかる原因とは?キャビネット整理術のコツ

効率的に業務をこなすためには、オフィス環境の整備が必要不可欠です。オフィスが整備されていない状態では、お客さんへ提供している商品やサービスの質に悪影響を及ぼす可能性もあります。

オフィスに書類が溜まり、散乱した状態となってしまう主な原因として、5つの要素が考えられます。

【1】処理すべき書類・保管すべき書類の混在
ずさんな管理によって、処理すべき書類・収納保管すべき書類の仕分けがされていない場合は、書類を受け取る時点で次のアクションを考慮し、適切な仕分けを行うのがベストです。

【2】保管基準の周知徹底不足
多くの会社には、重要書類の保管方法や保管期間、ファイリング方法などに関するルールが存在します。規程・規則に対する理解不足が一部の社員に見られる場合は、改めて周知徹底を図るのが大切です。

【3】保管エリアが不明瞭
適切な書類管理を行うには、種類に応じた保管エリアの取り決めが大切です。営業資料・作業マニュアル・企画書など7項目以内に分類し、保管エリアをルール化しましょう。

【4】保管期間が不明瞭
作成・受領した書類は、個人デスクで一時的に保管し、共有キャビネットや文書保管庫へと移動します。個人管理の書類が無尽蔵に増えないように、「保管から保存」へ移行する期間のルールを設定しましょう。

【5】スペース不足
共有ラックや書庫が少ない・机上収納ツールがないなどのオフィス収納力不足は、書類の散乱を招きます。用途に応じたキャビネットを活用すれば、さらに効率よく整理整頓を行えます。

上記のポイントを押さえてオフィスキャビネットの整理術を振り返れば、そもそも新しいキャビネットを購入しなくても済むかもしれません。特に「保管基準があいまい」「保存期間が不明瞭」などはキャビネットに書類が溢れてしまう原因となるため、メリハリをつけて管理することが大切です。

1-1.キャビネットで書類を上手に整理すれば作業効率アップ間違いなし!

キャビネットとは、個人や部署単位で書類を保管・保存するオフィス家具です。会社の重要な書類などを適切に保管ししやすくなり、オフィス環境を整えられるため、作業効率を高める効果が期待できます。

また、キャビネットを活用して機密文書を適切に管理すれば、取引先や株主、消費者の信頼を得られやすくなるメリットも。文書管理規程として明文化し、周知徹底を図るのもポイントです。

その他、キャビネットによる書類整理には、次のようなメリットが期待されます。

キャビネットなどを用いて整理整頓されたオフィスは、働く人のモチベーションを高めます。また、すっきりと片付いたオフィス環境を会社のホームページで公開し、ブランドイメージの向上を図る効果も期待が可能です。

キャビネットの購入費は、経営を円滑に行うための必要コストと考え、設備投資の検討をおすすめします。

2.オフィス内の書類整理にピッタリ!種類別おすすめのキャビネット20選

オフィス内で使用するキャビネットは、オープン型・両開き型・引戸型・ラテラル型・サイドキャビネットの5種類に分類できます。種類によって得意分野や活用方法が異なるため、用途に応じた選択が必要です。

種類ごとの特徴やオフィスでの活用方法は、以下の表を参考にしてください。

オープン型

扉のないシンプルなキャビネットです。使用頻度の高い書類や文具置き場に重宝します。手頃な価格で購入できる商品が多く、限られた予算内での導入も可能です。

両開き型

左右両側を開閉できるキャビネットです。扉の材質により、外部からの確認可否を選択できます。
機密文書の保管には、外部から確認できない商品を選択しましょう。付属の鍵を使用すれば、セキュリティを強化できます。

引戸型

扉を横にスライドし、開閉を行うタイプのキャビネットです。広いスペースがなくとも設置でき、コンパクトなオフィスの整理整頓に役立ちます。

ラテラル型

扉を前に引き出し、開閉を行うタイプのキャビネットです。大容量を収納でき、保管期間の長い書類の収納や部署共有のスペースに活用できます。ラテラル型のキャビットのなかでもフルオープン機能を有するタイプは、多くの書類を収納できます。

サイドキャビネット

デスクの下や横に置くコンパクトサイズのキャビネットです。名刺や事務書類、個人文書の保管に活用されます。オフィスデスクやデスクワゴンと組み合わせ、収納スペース拡充が可能です。

ほかにも、両開き型×引戸型や引戸型×オープン型など、複数種類の収納ツールを組み合わせ、活用できるキャビネットも存在します。
大型キャビネットは、取り出しやすい高さに使用頻度の高い書類を収納し、整理整頓された状態を維持しましょう。収納場所のルールは部署単位で共有し、周知徹底を図る必要があります。

ここからは、各タイプのおすすめキャビネットを紹介します。

2-1.オープン型

オープン型キャビネットのおすすめ商品は、以下4点です。

設置箇所の広さや収納ファイルの数、本体カラーに注目し、活用しやすい商品選びを行いましょう。本体カラーは、キャビネット以外のオフィス家具に合う色味の選択が、片付いた室内に見せるコツです。

アーチー 5段スチール書庫

床に対して水平に調整できるアジャスター付5段キャビネットです。

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サイズ	幅800×奥行400×高さ1850mm
重量	38.9kg 棚板(1枚分)/約2kg
材質	本体・戸・棚板/スチール(粉体塗装)

【完成品】5段オープン書庫/ホワイト

A4ファイル対応のキャビネットです。1段に対して15個・合計75個のファイルを収納できます。

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サイズ	幅880×奥行380×高さ1860mm
重量	35kg 棚板/2kg
材質	本体・扉・棚板/スチール・粉体塗装

PESPA ハイタイプ木製5段キャビネット

木製の5段キャビネットです。2段目と5段目の棚板が動かせるため、収納物に合わせて調節できます。

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サイズ	幅600×奥行350×高さ1874mm
重量	26.3kg
材質	本体・棚板/強化紙化粧板・パーティクルボード

CELVO 下置き専用木製3段キャビネット

A4ファイルや参考書籍、小物類など、さまざまな大きさの収納物に対応できる可変タイプのキャビネットです。

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サイズ	幅800×奥行400×高さ1067mm
重量	24kg
材質	本体・棚板/強化紙化粧板・パーティクルボード アジャスター/ABS樹脂

2-2.両開き

両開き型を重要書類の保管スペースとして活用する場合は、鍵の種類に注目しましょう。シリンダー錠・ダイヤル認証錠・カード認証錠・内筒交換錠と4種類の選択肢から、希望する安全性や用途に応じて使い分けます。
ここでは、定番のシリンダー錠の両開き型キャビネットについて紹介します。

アーチー 5段両開きキャビネット

機密度の高い書類の保管に適したシリンダー錠タイプを搭載したキャビネットです。施錠時は赤、解錠時は緑で表示され一目で確認できます。

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サイズ	幅800×奥行400×高さ1850mm
重量	51.3kg 棚板(1枚分)/約2kg
材質	本体・扉・棚板/スチール(粉体塗装) 取っ手/ABS樹脂

【完成品】上置き用両開き2段キャビネット/ホワイト

最大30個のA4ファイルを収納できる上置き用の両開きキャビネットです。備品収納庫としても活用できます。

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サイズ	幅880×奥行380×高さ750mm
重量	21kg 棚板/2kg
材質	本体・扉・棚板/スチール・粉体塗装

PESPA ハイタイプ木製5段扉付きキャビネット

シリンダー錠タイプの木製キャビネットです。A4サイズも収納可能で、収納物のサイズに合わせて調節もできます。

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サイズ	幅600×奥行369×高さ1874mm
重量	本体/26.3kg 扉/11.52kg
材質	本体/強化紙化粧板、フラッシュ構造、パーティクルボード 扉/メラミン樹脂化粧板、フラッシュハニカム構造

CELVO 上置き下置き兼用木製2段扉付キャビネット

上置き、下置きどちらにも対応している木製キャビネットです。シリンダー錠付きでカラーも3つから選べます。

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サイズ	幅800×奥行420×高さ720mm
重量	本体/17.5kg 扉/5kg
材質	本体・棚板・扉/強化紙化粧板・パーティクルボード アジャスター/ABS樹脂

2-3.引戸

引戸型のキャビネットは、デザインや材質の選択肢が豊富です。
オフィスの内装や収納家具の色味に応じ、適したモデルをおすすめします。また、その他の選択基準として、鍵の形状から商品選びを行うのも一手です。災害に対する備えであれば、耐火収納庫を選択する方法もあります。

アーチー 引戸キャビネット上下セット

上置き用、下置き用がセットのキャビネットです。3枚引戸で開口部が広く、収納物が簡単に出し入れできます。

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サイズ	上置き用/幅800×奥行400×高さ750mm・下置き用/幅800×奥行400×高さ1050mm
重量	【上置き用】23kg 棚板(1枚分)/約2kg 【下置き用】33.3kg 棚板(1枚分)/約2kg
材質	【上置き用】本体・戸・棚板/スチール(粉体塗装) 【下置き用】本体・戸・棚板/スチール(粉体塗装)

【完成品】5段引戸キャビネット/ホワイト

最大で75個のA4ファイルを収納できる引戸タイプのキャビネットです。棚板を動かし収納物に合わせて調節ができます。

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サイズ	幅880×奥行380×高さ1860mm
重量	49kg 棚板/2kg
材質	本体・扉・棚板/スチール・粉体塗装

【完成品】QUWALL 引戸キャビネット/ホワイト

鍵紛失時に内筒ごと交換できる、シリンダー錠付き引戸キャビネットです。

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サイズ	幅900×奥行450×高さ2100mm
重量	63kg
材質	本体・扉/スチール製、粉体塗装 取手/ABS樹脂(再生20%)

METIO 木製引戸キャビネット上下セット

上置き用、下置き用がセットの木製キャビネットです。棚板の取り外しも可能で、収納物に合わせてスペースのカスタマイズができます。

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サイズ	上置き用/幅1200×奥行398×高さ730.5mm・下置き用/幅1200×奥行398×高さ843.5mm
重量	【上置き用】31.66kg 【下置き用】36.64kg
材質	【上置き用】天板・扉/メラミン樹脂化粧板、フラッシュハニカム構造 その他/強化紙化粧板、パーティクルボード 【下置き用】天板・扉/メラミン樹脂化粧板、フラッシュハニカム構造 脚部/スチール(粉体塗装) その他/強化紙化粧板、パーティクルボード

2-4.ラテラル型

ラテラル型は、ほかの形状と比較して複雑な構造の商品が多く、本体重量がかさみます。以下のおすすめキャビネットなら、専門スタッフによる組立設置サービスを受けられるため、力作業を行う必要はありません。

【完成品】QUWALL 下置き用3段ラテラルキャビネット

1カ所の施錠で全段をロックでき、重要書類の保管にも対応できるキャビネットです。

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サイズ	幅900×奥行400×高さ1050mm
重量	52kg
材質	本体/スチール製、粉体塗装 取手/ABS樹脂(再生20%)

2-5.サイドキャビネット

サイドキャビネットを選ぶ際は、保管書類の大きさに適したサイズの事前確認が大切です。A4・A3・B4など、一般的なビジネス書類のサイズに応じたバリエーションが存在するため、自分に合うキャビネットを選択しましょう。

鍵付きサイドワゴン(シリンダー錠)ホワイト/ブラック

3段の引き出しで大容量収納のサイドキャビネットです。シリンダー錠付きでカラーもホワイトとブラックから選べます。

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サイズ	幅395×奥行510×高さ600mm
重量	16.1kg
材質	本体/スチール(粉体塗装) キャスター/ポリプロピレン

鍵付きサイドワゴン(ダイヤル錠)ホワイト/ブラック

上記シリンダー錠タイプの鍵がダイヤル錠になったキャビネットです。

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サイズ	幅395×奥行510×高さ600mm
重量	16kg
材質	本体/スチール(粉体塗装) キャスター/ポリプロピレン

鍵付きサイドワゴン(シリンダー錠)最下段フルオープンタイプ

引き出し下段がフルオープンタイプのため、収納物の出し入れがしやすいサイドキャビネットです。

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サイズ	幅395×奥行550×高さ616mm
重量	21.75kg
材質	スチール製　塗装仕上げ

鍵付きスチールサイドワゴン(オールロック錠)ホワイト/ブラック

デスク下やデスクサイドにも設置可能なサイドキャビネットです。カラーもホワイトとブラックから選べます。

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サイズ	幅395×奥行550×高さ616mm
重量	24kg
材質	本体/スチール(樹脂焼付塗装) ペントレー・仕切板/ポリスチレン

鍵付きスリムワゴン(シリンダー錠)ホワイト/ブラック

デスク下への収納にピッタリな、スリムタイプのサイドキャビネットです。

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サイズ	幅310×奥行510×高さ590mm
重量	12kg
材質	本体/スチール(粉体塗装) キャスター/ポリプロピレン

引き出し3段鍵付きサイドデスクキャビネット(シリンダー錠)

デスクサイドに設置すれば、作業スペースの拡張もできるサイドキャビネットです。

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サイズ	幅400×奥行700×高さ700mm
重量	31.5kg
材質	天板/メラミン化粧板・パーティクルボード エッジ/PVC 本体/スチール(粉体塗装)・ABS樹脂 アジャスター/ABS樹脂

引き出し2段鍵付きサイドデスクキャビネット(シリンダー錠)

上記キャビネットの引き出しが2段のタイプです。サイズは変わらず引き出しの数のみ変わっているため、より大きなモノも整理整頓・収納できます

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サイズ	幅400×奥行700×高さ700mm
重量	30.2kg
材質	天板/メラミン化粧板・パーティクルボード エッジ:PVC 本体/スチール(粉体塗装)・ABS樹脂 アジャスター/ABS樹脂

3.キャビネットを購入する前に確認したい3つのポイント

キャビネットを購入する目的は、適切な収納や整理整頓をして快適な職場を作るためです。そのため機能性を重視し、デザインだけを理由とした購入は避けましょう。整理整頓に役立つキャビネットを選択するのがベストです。

最後に、キャビネットを購入する前に確認しておきたい3つのポイントを詳しく解説します。

3-1.収納する書類の種類

キャビネットを選ぶ1つ目のポイントは、収納する書類の種類に適した機能のチェックです。機密文書を保管するキャビネットなら、鍵付きタイプを選択します。仕事の関係者が頻繁に使用する共有文書の保管には、ダイヤル認証錠付きキャビネットが最適です。

前述のとおり、書類の種類によって収納用品に対する要求条件が異なります。キャビネット選びの事前準備として収納対象を検討し、条件の洗い出しを行いましょう。

3-2.収納する書類の量

キャビネットを選ぶ2つ目のポイントは、書類の量を正しく把握し、過不足なく収まるサイズの選定です。

収納スペースは「余裕があるほど望ましい」ものではありません。過剰な収納スペースは不要な書類の廃棄を妨げ、整理整頓に対するモチベーションを低下させるリスクにもつながります。

反対に、スペース不足の場合も、整理整頓に役立つキャビネットとは言えません。収納対象の保管基準・保管期間を今一度見直し、収納に必要なサイズを見極めましょう。

3-3.設置場所・スペース

キャビネットを選ぶ3つ目のポイントは、設置場所のスペースを把握し、使いやすいサイズの選定です。キャビネットを実際に使用する人の意見をふまえて設置場所を決定し、メジャーで計測してください。

設置場所を決める際は、オフィスのレイアウト基準寸法を守ることも大切です。「ゆとりを持った空間作りを希望する場合、デスクと両開きキャビネットの間は1700mmの空間を確保する」「2つのデスクの間に通路を設ける場合は、600mmの空間を確保する」など、標準的な参考数値が存在します。

基準寸法を意識せずに設置場所やキャビネットのサイズを決定してしまうと、生産性が低下する・集中できないといった弊害が生じるおそれも。快適な職場環境を整えるためにも、基準に沿ったキャビネットの配置を検討しましょう。

まとめ

収納環境が整備されていない職場は、従業員一人ひとりのモチベーションや、作業効率にも悪影響があります。それぞれがモチベーションを維持しながら、効率的に仕事を進められる環境を整えるためにも、キャビネットを始めとしたオフィス家具の導入がおすすめです。

しかし、目的に合ったキャビネットを購入しなければ、上手に活用できないと言っても過言ではありません。正しく、かつ上手にキャビネットを活用するためには、整理整頓や収納に必要な手順を確認するのが大切です。書類の断捨離や文書管理の規程確認、さらに施錠ルールや防犯対策の周知徹底など、必要な行程が多くある点も忘れないでおきましょう。